Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist dabei, die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungskommunikation und Finanztransaktionen abwickeln, grundlegend zu verändern. Wie bei jeder neuen Technologie gibt es jedoch auch hier Mythen und Missverständnisse. In diesem Blog werden wir uns mit diesen Mythen auseinandersetzen und sie aus unserer professionellen Perspektive bewerten, um das wahre Potenzial und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung aufzuzeigen. Am Ende werden Sie sehen, warum die e-Rechnung nicht nur eine moderne Notwendigkeit, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen jeder Größe ist.
Was ist E-Invoicing?
Bevor wir uns den Mythen zuwenden, nehmen wir uns einen Moment Zeit, um zu verstehen, was E-Invoicing oder E-Rechnung eigentlich ist. Und um es gleich vorweg zu nehmen: PDF-Rechnungen per E-Mail gehören nicht dazu! Im Gegenteil: Unter E-Invoicing versteht man den gesamten Prozess von der Erstellung über den Versand bis hin zum Empfang von Rechnungen in elektronischer Form anstelle der herkömmlichen Papierdokumente.
Tatsächlich wird im aktuellen Gesetzesentwurf zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland (ab 2025 für B2B-Transaktionen) die PDF-Rechnung explizit nicht als elektronische Rechnung akzeptiert. Das muss man verstehen, um zu sehen, welche Veränderungen hier anstehen! Nur digitale Rechnungen nach EN 16931 (z.B. XRechnung und ZUGFeRD) gelten dann als elektronische Rechnung!
Man muss die Dinge also ganzheitlich betrachten und so beinhaltet E-Invoicing auch den digitalen Austausch von Rechnungsdaten, oft über sichere Plattformen und standardisierte Formate, um manuelle Arbeit und mögliche Fehler zu reduzieren. Dies bedeutet auch eine Verlagerung des Schwerpunkts auf Informationen und Daten. Schließlich liegt der Mehrwert einer Rechnung nicht im Medium, sondern in dem, was in dem Dokument steht: warum Sie von Ihrem Kunden bezahlt werden wollen und warum Ihr Kunde wissen muss, warum er Sie bezahlen soll. Dies ist wichtig in einer datenhungrigen Welt, in der immer mehr Unternehmen bessere und umfangreichere Daten von ihren Lieferanten verlangen.
Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen können echte E-Rechnungen diese steigenden Anforderungen an Transparenz und Genauigkeit effizient erfüllen. Dies ist auch der Grund, warum Staaten sogenannte “B2B Meldeplattformen” (oder B2B-Reporting-Plattformen) einführen und Rechnungssteller und -empfänger verpflichten, Rechnungen dort zu melden. Nicht zuletzt, um die Steuertransparenz zu erhöhen!
Die Realität der E-Rechnung: Mythen und Wahrheit
Nachdem wir nun geklärt haben, was E-Invoicing ist, werfen wir einen Blick auf die am weitesten verbreiteten Mythen und sagen Ihnen mit unserem Faktencheck, was wir davon halten!
Mythos 1: E-Invoicing ist zu kompliziert
Fakt: Moderne E-Invoicing-Systeme sind benutzerfreundlich gestaltet. Unternehmen jeder Größe können diese Plattformen problemlos nutzen und die elektronische Rechnungsstellung wird für jedermann zugänglich. Es ist einfacher als Sie denken und höchste Zeit, die Digitalisierung konsequent voranzutreiben. Moderne Cloud-Lösungen bieten sich hier besonders an. Wie ganz konkret unser Service Banqup, mit dem wir gezielt auf die Bedürfnisse von KMU eingehen und darauf aufbauend ergänzende Services (wie die Integration von Zahlungsmöglichkeiten oder die flexible Rechnungsfinanzierung) anbieten.
Mythos 2: E-Invoicing ist teuer
Fakt: Auch wenn bei der Einführung Kosten anfallen können, reduziert die E-Rechnung die Ausgaben für Papier, Druck und Porto deutlich, was langfristig zu erheblichen Einsparungen führt. Zudem werden erst mit einer vollständig elektronischen Rechnung hochinteressante Zusatzlösungen möglich. Zum Beispiel die flexible Finanzierung von Rechnungen über ein selektives Rechnungsfinanzierungsangebot für KMU!
Mythos 3: E-Invoicing ist unsicher
Fakt: E-Invoicing-Plattformen legen höchsten Wert auf Sicherheit und verwenden fortschrittliche Verschlüsselungs- und Schutzmaßnahmen, um Ihre Daten effektiv zu schützen. Viel sicherer als Papierrechnungen, die beim Empfänger wieder aufwändig eingescannt werden müssen.
Mythos 4: E-Invoicing ist nur etwas für technisch versierte Unternehmen
Fakt: Die meisten E-Invoicing-Systeme sind benutzerfreundlich und erfordern kein fortgeschrittenes technisches Know-how. Sie wurden speziell entwickelt, um die Rechnungsstellung für jedermann zu vereinfachen. So kann beispielsweise der Rechnungsprozess ortsunabhängig durchgeführt werden. Niemand muss mehr ins Büro fahren, um Papierrechnungen zu prüfen. Auch vom Homeoffice aus kann nahtlos und sicher weitergearbeitet werden.
Mythos 5: E-Invoicing ist zeitaufwendig
Fakt: E-Invoicing automatisiert Prozesse, reduziert manuelle Arbeit, spart Zeit und minimiert Fehler. Der Anteil der automatisierten Rechnungsprüfung kann massiv gesteigert werden. Die Prozesskosten sind die eigentlichen Einsparungspotenziale.
Mythos 6: E-Invoicing erfordert hohe IT-Investitionen
Fakt: Cloud-basierte E-Invoicing-Lösungen minimieren den Bedarf an umfangreicher IT-Infrastruktur und sind für Unternehmen kostengünstig. Hier können Skaleneffekte vom E-Invoicing-Anbieter an den Nutzer weitergegeben werden.
Mythos 7: Bei E-Invoicing geht es nur um Compliance
Fakt: Compliance ist wichtig, aber E-Invoicing ist auch deutlich umweltfreundlicher als Papier- und PDF-Rechnungen und bietet darüber hinaus zusätzliche Effizienz- und Kostenvorteile. Siehe oben!
Mythos 8: E-Invoicing ist nur für nationale Transaktionen geeignet
Fakt: E-Invoicing ist nicht auf nationale Transaktionen beschränkt und kann die internationale Rechnungsstellung vereinfachen, um die Einhaltung der Vorschriften verschiedener Länder zu gewährleisten. Gerade international gibt es eine Vielzahl von Anforderungen, deren Erfüllung nur ein spezialisierter Anbieter gewährleisten kann. Ein Beispiel ist die luxemburgische B2G E-Rechnungspflicht, die explizit auch für internationale (also auch deutsche) Unternehmen gilt.
Mythos 9: E-Invoicing ist weniger zuverlässig
Fakt: Moderne E-Invoicing-Systeme sind äußerst zuverlässig und bieten Transparenz und Nachvollziehbarkeit während des gesamten Rechnungsprozesses. Insbesondere die Archivierung und spätere Auffindbarkeit ist deutlich besser als beim papierbasierten Prozess.
Mythos 10: E-Invoicing reduziert die menschliche Interaktion
Fakt: E-Invoicing verbessert die Kommunikation zwischen Unternehmen und vereinfacht die Interaktion. Mehr Zeit für das Wesentliche!
Vorteile der E-Rechnungsstellung für Unternehmen:
Warum sollten Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung in Erwägung ziehen? Werfen wir einen Blick auf einige der zahlreichen E-Invoicing-Vorteile, die weit über die Mythen hinausgehen:
- Kosteneinsparungen: E-Invoicing reduziert die Kosten für Papier, Druck und Porto erheblich und bietet langfristige finanzielle Vorteile. Zudem sind vollständig digitale Prozesse die eigentlichen Treiber der Kosteneinsparungen.
- Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Tätigkeiten, minimieren Fehler und optimieren den Rechnungsworkflow.
- Umweltfreundlichkeit: Die Umstellung auf papierlose Rechnungen reduziert den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens und trägt zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen bei. Die Verwendung von wertvollem Papier für Rechnungen ist einfach nicht mehr zeitgemäß.
- Verbesserte Sicherheit: E-Invoicing-Plattformen haben höchste Sicherheitspriorität und gewährleisten die sichere Übertragung und Speicherung sensibler Finanzdaten.
- Compliance: E-Invoicing unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Steuervorschriften und minimiert das Risiko von Strafzahlungen.
- Geschäftswachstum: Effizientere Rechnungsprozesse sparen Zeit und Ressourcen und ermöglichen es Unternehmen, sich auf Wachstum und Innovation zu konzentrieren.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht nur die Zukunft, sondern auch die Gegenwart der Finanztransaktionen ist. Die Entmystifizierung dieser Mythen ist entscheidend, damit Unternehmen das volle Potenzial der elektronischen Rechnungsstellung ausschöpfen, Kosten sparen, die Effizienz steigern und zu einer nachhaltigen Zukunft beitragen können. Es ist an der Zeit, die digitale Transformation anzunehmen und von den vielen Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren.
Nehmen Sie sich die Zeit, die vielen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung kennenzulernen und besuchen Sie unsere weiteren Blogbeiträge, um noch mehr Informationen zu erhalten. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um mehr über unsere Lösungen und die Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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