Lesen Sie hier wichtige Informationen über die kommende E-Rechnungspflicht in Deutschland: vom Zeitplan zur Umsetzung bis zu den Vorteilen für Unternehmen und Behörden. Sind Sie bereit für die Umstellung?
Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Ausstellung für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) steht Deutschland vor einer großen Veränderung seiner Rechnungslandschaft. Mit diesem Schritt sollen die übergeordneten Ziele Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit erreicht werden und er bietet sowohl der öffentlichen Hand als auch den Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier finden Sie alles, was Sie über das bevorstehende E-Rechnungs-Mandat in Deutschland wissen müssen.
Verabschiedung und Zeitplan des Mandats zur E-Rechnung
Das Wachstumschancengesetz, das die verpflichtende Rechnungsstellung zwischen Unternehmen beinhaltet, wurde am 17. November 2023 vom Deutschen Bundestag verabschiedet. Nach mehreren Änderungen und einer Überarbeitung im Vermittlungsausschuss des Bundesrats am 21. Februar 2024, erhielt das Gesetz am 22. März 2024 die endgültige Zustimmung des Bundesrates. Damit ist das Mandat beschlossen und die Umsetzung nach dem vorgesehenen Zeitplan gesichert:
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: “E-Rechnungen”, auch “E-Invoices”) im Format EN16931 zu empfangen. Die Zustimmung des Käufers ist für den Versand elektronischer Rechnungen nicht mehr erforderlich.
- Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und nicht EN16931-konforme elektronische Rechnungen können weiterhin verwendet werden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 Euro müssen anderen Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen, andernfalls gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß. EDI kann weiterhin verwendet werden, wenn die Mehrwertsteuerinformationen im Format EN16931 extrahiert werden.
- Ab 1. Januar 2028: Obligatorische Ausstellung elektronischer Rechnungen für alle Unternehmen. EDI bleibt unter denselben Bedingungen erlaubt.
Hauptaspekte des Mandats
Sitz des Unternehmers und Geltungsbereich:
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für in Deutschland ansässige Unternehmer, d. h.für Unternehmer, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte in Deutschland haben und am Umsatz beteiligt sind.
Die Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen gilt auch für Rechnungen, für die der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG) und für Kleinunternehmerrechnungen (§ 19 UStG).
Definition und Anforderungen:
Die neuen Vorschriften definieren eine elektronische Rechnung (E-Invoice) neu, und bestimmen, dass diese der Norm EN16931 oder einem anderen vereinbarten Format entsprechen muss, das die korrekte Extraktion der MwSt.-Informationen ermöglicht.
Papierrechnungen werden damit als “sonstige Rechnungen” kategorisiert und sollen für B2B-Transaktionen schrittweise abgeschafft werden.
Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen, gemäß obiger Definition, empfangen und aufbewahren können. Mindestvoraussetzung ist ein elektronisches Postfach für den Empfang, es können aber auch andere Übermittlungswege vereinbart werden. Mit Banqup, unserer speziellen Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (“KMU”), ist es z. B. ganz einfach, elektronische Rechnungen in konformen Formaten zu empfangen, anzuzeigen und zu archivieren. Sehen Sie in unserem Video, wie simpel das geht.
Die elektronische Verarbeitung in der Buchhaltung wird empfohlen, ist aber nicht verpflichtend.
Ausstellung elektronischer Rechnungen:
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens 800.000 Euro Rechnungen an andere Unternehmer elektronisch ausstellen, andernfalls gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß. Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung dann für alle Unternehmen.
Ausgenommen sind umsatzsteuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 EUR und Fahrkarten. Wird jedoch zur Umsatzsteuer optiert, gilt die Verpflichtung ebenfalls.
Elektronische Rechnungen können per E-Mail oder als Download, z. B. über ein Kundenportal, übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung kann mehrfach übermittelt werden, sofern es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur in Form mehrerer inhaltsgleicher Kopien erfolgt. Die Übermittlung über einen externen Speicher (z. B. USB-Stick) ist nicht möglich. Mit unserer KMU-Lösung Banqup ist es bereits möglich, EN-konforme strukturierte elektronische Rechnungen (wie XRechnung und ZUGFeRD) über verschiedene Übermittlungskanäle zu erstellen und zu versenden, darunter E-Mail, Peppol und direkt über unser eigenes Netzwerk an andere Nutzer unseres Netzwerks.
Technisches und Formatvorgaben:
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden; dieses muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. PDFs oder Text-E-Mails gelten nicht mehr als elektronische Rechnungen.
Die elektronische Rechnung muss maschinenlesbar sein, die menschliche Lesbarkeit ist optional, wird aber empfohlen. Die deutschen spezifischen Standards XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen, wobei ZUGFeRD den zusätzlichen Vorteil bietet, dass es standardmäßig eine menschenlesbare Visualisierung einschließt.
Vorteile für Regierungen und Steuerbehörden
Regierungen auf der ganzen Welt stellen aufgrund der zahlreichen Vorteile zunehmend auf elektronische Rechnungsstellung und elektronische Berichterstattung um. Hervorzuhebende Beispiele sind Italien, wo die elektronische Rechnungsstellung bereits seit 2019 verpflichtend ist, und Belgien, wo sie ab dem 1. Januar 2026 eingeführt wird. Andere Länder wie Spanien, Frankreich und Polen planen ebenfalls die Einführung entsprechender Vorschriften. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Regierungen und Steuerbehörden sind beträchtlich:
- Verbesserte Steuerkonformität: Die Überwachung von Transaktionen in Echtzeit hilft, Unregelmäßigkeiten oder potenzielle Steuerhinterziehung sofort zu erkennen.
- Verringerung der Mehrwertsteuerlücke: Verbesserte Genauigkeit bei der Steuererhebung schmälert die Mehrwertsteuerlücke und erhöht somit die Steuereinnahmen.
- Verbesserte Steuertransparenz: Eine transparente digitale Verfolgung von Transaktionen erleichtert die Überwachung wirtschaftlicher Aktivitäten und die Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten.
- Rationalisierte Steuererhebung: Vereinfachte und automatisierte Steuererhebungsverfahren reduzieren den Verwaltungsaufwand.
- Kosteneinsparungen: Kosteneinsparungen durch weniger manuelle Dateneingabe und weniger Arbeit mit Papier.
- Minimierte Fehler: Die elektronische Rechnungsstellung verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Steuerberechnung und -erklärung.
- Effizientere Steuerprüfungen: Der erleichterte Zugang zu elektronischen Rechnungsdaten ermöglicht effizientere und gezieltere Steuerprüfungen.
- Datenanalyse und Einblicke in die Politik: Die Nutzung elektronischer Rechnungsdaten für Analysen bietet Einblicke in wirtschaftliche Trends und liefert Informationen für politische Entscheidungen.
- Integration mit anderen Systemen: Die elektronische Rechnungsstellung kann in Zoll- und elektronische Steuersysteme integriert werden, um Handels- und Regulierungsprozesse zu erleichtern.
- Vorteile für die Umwelt: Die Reduzierung des Papierverbrauchs steht im Einklang mit Nachhaltigkeitsinitiativen.
Vorbereitung der Umstellung
Für größere Unternehmen kann die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mit erheblichen organisatorischen Veränderungen verbunden sein. Unternehmen sollten frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Die Einführung der E-Rechnungsstellung kann auch als Chance gesehen werden, die Effizienz der automatisierten Verarbeitung, einschließlich der Buchhaltungsprozesse, zu steigern. Es ist wichtig, den richtigen Partner für die Umstellung zu wählen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Vorteile des neuen Systems voll auszuschöpfen.
Für kleinere und mittelständische Unternehmen bietet unsere speziell für Sie konzipierte Banqup Plattform eine einfach zu integrierende und benutzerfreundliche Lösung für Ihre E-Rechnungen. Damit erfüllen Sie schon heute die neuen Anforderungen, und das ganz ohne aufwendige Implementierung oder Umsetzung. Mit seinen robusten Funktionen und der Einhaltung der neuesten E-Invoicing-Standards ist Banqup der ideale Partner für einen reibungslosen Übergang in das Zeitalter der digitalen Rechnungsstellung.
Sind Sie bereit für die elektronische Rechnungsstellung?
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