Vorteile des ZUGFeRD-Standards für moderne Unternehmen

Mit der fortschreitenden Digitalisierung gewinnt die ZUGFeRD-Rechnung (auch Factur-X) als wichtiger Standard zunehmend an Bedeutung. In einem früheren Blogbeitrag haben wir bereits ausführlich die Vorteile der XRechnung für Unternehmen beleuchtet. Dieser Artikel widmet sich nun den einzigartigen Vorteilen von ZUGFeRD und zeigt auf, wie dieser Standard Geschäftsprozesse verändern kann.

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Was ist ZUGFeRD?

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Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie das ZUGFeRD-Format entwickelt. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“ und kombiniert PDF-Dokumente mit integrierten XML-Dateien. Dies ermöglicht eine standardisierte Auslesung und Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten und soll langfristig die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) ablösen.

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Ab ihrer Version 2.1 ist ZUGFeRD vollständig kompatibel und technisch identisch mit dem entsprechenden französischen Standard für hybride elektronische Rechnungen, unter dem in Frankreich gängigen Namen Factur-X.

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ZUGFeRD im Vergleich zu XRechnung

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Beide Standards basieren auf der Norm EN 16931. Während XRechnung ein rein XML-basiertes Format ist (also nur strukturierte Daten, und somit für Menschen nur schwer lesbar), kombiniert ZUGFeRD PDF und XML. Dies ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Systeme und bietet Flexibilität für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. ZUGFeRD wurde speziell für die Wirtschaft entwickelt und berücksichtigt mit dem Profil ZUGFeRD 2.1.1 auch die Anforderungen der Verwaltung und die offiziellen Vorgaben zur E-Rechnung in Deutschland.

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Einsatzbereiche und Struktur von ZUGFeRD

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ZUGFeRD kann in verschiedenen Geschäftsbereichen wie Business-to-Business (B2B, Geschäfte zwischen Unternehmen), Business-to-Government (B2G, Geschäfte zwischen Unternehmen und Behörden) und Business-to-Consumer (B2C, Geschäfte zwischen Unternehmen und Endverbrauchern) eingesetzt werden. Im Hybridformat besteht jede Rechnung sowohl aus einem Rechnungsbild (Visualisierung als PDF) als auch aus strukturierten Rechnungsdaten (XML-Datei), die in eine PDF/A-3-Datei integriert sind. Dies erleichtert die elektronische Verarbeitung der Rechnung, ermöglicht eine standardisierte Weiterverarbeitung der Daten und bewahrt gleichzeitig die Lesbarkeit für Menschen.

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Obwohl sowohl PDF als auch XML die Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen müssen, um mehrere inhaltsgleiche Versionen derselben Rechnung darzustellen, gibt es keine Garantie, dass PDF und XML immer inhaltsgleich sind. Den Beteiligten (Sender und Empfänger) wird daher empfohlen, eigene Prüfmechanismen einzuführen, um die inhaltliche Identität der beiden Rechnungen sicherzustellen.

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ZUGFeRD-Profile: Flexibilität für verschiedene Anforderungen

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Die ZUGFeRD-Standards bieten verschiedene Profile an, die auf die individuellen Anforderungen und technischen Möglichkeiten der Unternehmen zugeschnitten sind. Die Profile legen fest, welche Daten in welcher Detailtiefe strukturiert in die Rechnung eingebettet werden, um eine maschinelle Verarbeitung zu ermöglichen.

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• MINIMUM: Enthält nur die wichtigsten Informationen wie Kopf- und Fußzeilen.
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• BASIC WL: Enthält zusätzliche nützliche Kopf- und Fußdaten für eine einfache Verarbeitung.
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• BASIC: Enthält grundlegende Daten auf Rechnungszeilenebene.
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• EN 16931: Basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und enthält alle relevanten Rechnungsdaten.
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• EXTENDED: Erweitert die EN 16931 um zusätzliche Daten für weitergehende Anforderungen.

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Diese Profile ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, je nach Automatisierungsgrad und Informationsbedarf der Empfänger, ein geeignetes Format für ihre Rechnungen zu wählen.

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CII: Der XML-Standard für ZUGFeRD

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Es ist wichtig, die XML-Standards zu verstehen, die den elektronischen Rechnungsformaten zugrunde liegen, wenn man über die strukturierten Daten in ZUGFeRD-Rechnungen spricht. In Europa gibt es zwei primäre XML-Syntaxen, die für elektronische Rechnungen verwendet werden:

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• CII (Cross Industry Invoice): Eine von UN/CEFACT entwickelte Syntax für komplexe B2B- und B2G-Rechnungsszenarien.
• UBL (Universal Business Language): Ein einfacheres, leichtgewichtiges XML-Format, das von OASIS entwickelt wurde und aufgrund seiner breiten internationalen Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit häufig bevorzugt wird.

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ZUGFeRD unterstützt ausschließlich CII als zugrundeliegende XML-Syntax. Dies gewährleistet die Kompatibilität mit den Anforderungen der EN 16931 und ermöglicht ZUGFeRD eine robuste Datenstrukturierung für komplexere Rechnungsanforderungen.

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Im Gegensatz dazu unterstützen andere Standards wie XRechnung sowohl CII als auch UBL und bieten damit Flexibilität für Anwender mit unterschiedlichen Anforderungen. Für Anwender von Peppol BIS Billing 3.0 sind Rechnungen typischerweise in UBL strukturiert, was dem Fokus von Peppol auf internationale Interoperabilität entspricht. Je nach verwendetem Rechnungsformat kann die Wahl der Syntax die Integrationsfähigkeit, Komplexität und Kompatibilität beeinflussen.

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PDF und/oder XML, welches ist verbindlich?

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Haben Sie eine Diskrepanz zwischen der Visualisierung und dem eingebetteten Datensatz festgestellt? Da die Finanzverwaltung bis zum kommenden Eintritt der E-Rechnungspflicht nicht festgelegt hat, welche der beiden Komponenten maßgeblich ist, ist die entscheidende Frage, welche Komponente in Ihrem Fall rechtsverbindlich ist?

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Ob bei einer ZUGFeRD-Rechnung das Rechnungsbild (d.h. die PDF-Datei) oder die strukturierten Rechnungsdaten (d.h. die XML-Datei) verbindlich sind, hängt nach der steuerrechtlichen Beurteilung von ZUGFeRD vom Rechnungseingangsprozess des Empfängers ab: Je nachdem ob der Steuerpflichtige das innerbetriebliche Kontrollverfahren auf Basis des Rechnungsbilds, der Rechnungsdaten oder aufgrund beider (sogenanntes Mischverfahren) wählt, gilt die entsprechende Komponente dann als verbindlich. Weitere Informationen finden Sie hier.

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Mit der bevorstehenden Einführung der E-Rechnungspflicht, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes am 22. März 2024 verabschiedet wurde, soll nach einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 2. Oktober 2023 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) bei einem Hybridformat entgegen der Regelung in Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE (aktuelle Fassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses) künftig der strukturierte Teil Vorrang haben. Eine aus unserer Sicht wichtige Klarstellung! Bei Abweichungen gehen also künftig die Daten aus dem strukturierten Teil (XML) denen aus der Bilddatei (PDF) vor. Damit ändert sich zwar das Verhältnis der einzelnen Teile der ZUGFeRD-Rechnung, an der grundsätzlichen Zulässigkeit eines Hybridformats ändert sich jedoch nichts.

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Vorteile von ZUGFeRD

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Viele der Vorteile, die wir in unserem vorherigen Blog zum Thema XRechnung beleuchtet haben, gelten auch für die ZUGFeRD-Rechnung. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorteile, die der Einsatz dieses hybriden Formats modernen Unternehmen bietet:

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1. Standardisierung und Automatisierung: ZUGFeRD ist ein branchenunabhängiger und internationaler Standard, der das standardisierte maschinelle Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer ermöglicht, wodurch manuelle Eingriffe entfallen und Fehler reduziert werden.

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2. Vielseitigkeit: Das Format unterstützt nicht nur B2B-Rechnungen, sondern kann in verschiedenen Profilen wie „Basis“ und „Komfort“ an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden. Mit dem Profil „Extended“ ist es auch möglich, das ZUGFeRD-Format für bestimmte Branchen und Interessengruppen zu erweitern.

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3. Internationale Anwendbarkeit: Basierend auf CEN-Standards und der Richtlinie 2014/55/EU ist ZUGFeRD EU-weit und international einsetzbar.

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4. Keine Formatabsprache: Der Rechnungsversand kann ohne vorherige Vereinbarung des Formats zwischen den Parteien erfolgen. Ein sehr wichtiger Aspekt!

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5. Revisionssicherheit: ZUGFeRD-Rechnungen sind durchsuchbar und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit.

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6. Effizienz: Automatisierte Zahlungsvorgänge und die vereinfachte Verbuchung der Rechnungsdaten optimieren die Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen und Steuerberatern.

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7. Flexibler Einsatz: Heute können sowohl die PDF- als auch die XML-Komponente je nach Prüfprozess als verbindliches Rechnungsdokument eingesetzt werden. Des Weiteren ist kein technisches Protokoll zur Übermittlung vorgeschrieben, und Rechnungen können ganz einfach auf elektronischem Weg (z.B. per E-Mail) ausgetauscht werden.

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Fazit

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ZUGFeRD bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und sich effizient an die Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Durch die Kombination von PDF und XML bietet ZUGFeRD eine zusätzliche Flexibilität, die für national und international tätige Unternehmen von Vorteil ist. Gerade für Unternehmen die sowohl mit großen Konzernen, dem Mittelstand, den Behörden und vielleicht sogar mit Endkonsumenten Rechnungen austauschen ein nicht zu unterschätzender Vorteil!

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Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die Entscheidung zwischen XRechnung und ZUGFeRD von den spezifischen Anforderungen und dem betrieblichen Kontext jedes Unternehmens abhängt. Wenn Unternehmen die Eigenschaften, Unterschiede und Vorteile dieser Standards verstehen, können sie ihre Rechnungsprozesse entsprechend optimieren. Unabhängig vom verwendeten Standard unterstreichen die allgemeinen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung das Potenzial für mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und Umweltverantwortung in der heutigen digitalen Landschaft.

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