Ihre Lösung für grenzüberschreitende B2G-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Luxemburg

Seit dem 18. Mai 2022 sind Unternehmen (auch deutsche Unternehmen!) gesetzlich verpflichtet, beim Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Luxemburg, zur vollständigen elektronischen Rechnungsstellung überzugehen und strukturierte Rechnungen auszustellen (explizit keine PDFs mehr), die den Standards der Steuerbehörden entsprechen. Die Übermittlung erfolgt dabei über das sogenannte Peppol-Netzwerk. Dabei trat diese Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in drei Phasen in Kraft, abhängig von der Unternehmensgröße, und gilt nun mittlerweile umfassend.

‍

Wichtig in diesem Zusammenhang: diese Pflicht gilt auch für nicht in Luxemburg ansässige Unternehmen und somit explizit auch für deutsche Unternehmen, die einen entsprechenden Auftrag von einer Behörde aus Luxemburg angenommen haben.

‍

Wichtige Termine

‍

Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Einrichtungen (kommunale und staatliche Unternehmen) senden, sind nun umfassend verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Die Umsetzung erfolgte in drei Phasen, abhängig von der Unternehmensgröße. Hier finden Sie einen Rückblick auf die Umsetzungszeiträume:

‍

• Ab dem 18. Mai 2022 für große Unternehmen.
• Ab dem 18. Oktober 2022 für mittelständische Unternehmen.
• Ab dem 18. März 2023 für kleine und neu gegründete Unternehmen.

‍

Somit ist die Umsetzung nun umfassend in Kraft getreten und betrifft alle Rechnungsversender!

Quelle: Handelskammer Luxemburg

‍

Elektronische Rechnungsstellung und ihre Vorteile - warum kommen diese Pflichten?

‍

Erfahren Sie, wie die elektronische Rechnungsstellung das Leben für alle Beteiligten erleichtert:

‍

• Einfach: Sie benötigen keine Vorkenntnisse oder Schulungen, um elektronische Rechnungen zu senden. Sie können sofort starten!
  ‍
• Automatisch: Die Daten Ihrer Rechnung werden automatisch erfasst und verarbeitet. Keine manuellen Aktionen erforderlich.
  ‍
• Schnell: Das Senden von Verkaufsrechnungen, die Genehmigung und Bezahlung von Eingangsrechnungen - der automatische Workflow deckt jeden Schritt des Prozesses viel effizienter ab. Die Idee ist, dass die Rechnungen somit schneller bearbeitet und bezahlt werden können!
  ‍
• Zuverlässig: Weniger manuelle Aktionen bedeuten weniger Fehler (beispielsweise in der Kontonummer, der Kommunikation usw.). Sie können sicher sein, dass Sie die richtigen Daten verwenden und dass Ihre Rechnung nicht verloren geht – insbesondere vor dem Hintergrund, dass eine beträchtliche Anzahl von E-Mails ihren Empfänger nicht erreicht. Wenn Sie stattdessen unsere Plattformlösung verwenden, um Ihre E-Rechnungen zu übermitteln, erhalten Sie die Sicherheit, dass Ihre Rechnung nicht verloren geht.
  ‍
• Sicher: Elektronische Rechnungen haben die gleiche rechtliche Gültigkeit wie Papierrechnungen. Der Austausch von E-Rechnungen ist sogar sicherer, da die Dateien verschlüsselt sind und von verschiedenen Buchhaltungssystemen gelesen werden können.
  ‍
• Kostengünstig & nachhaltig: Kein Papier, keine Briefmarken, kein physischer Transport, keine zusätzliche Zeit oder Mitarbeiter, die Informationen manuell eingeben oder überprüfen... Die elektronische Rechnungsstellung ist kostengünstiger und nachhaltiger.
  ‍
• Regierungen in ganz Europa sind dabei, die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht zu machen - mit unserer Lösung Banqup zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllen Sie bereits heute diesen zukünftigen Anforderungen.
  ‍

Leichtes Senden von Rechnungen an B2G-Luxemburg mit Banqup

‍

Wir verstehen, dass der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung, insbesondere für grenzüberschreitende B2G-Transaktionen, möglicherweise sehr kompliziert erscheint. Als zertifizierter Peppol-Zugangspunkt kann Banqup Sie unterstützen und Ihnen den Prozess vereinfachen. So können Sie Ihre Rechnungen an öffentliche Einrichtungen in Luxemburg mühelos über Banqup über das Peppol-Netzwerk an Ihren öffentlichen Kunden in Luxemburg senden:

‍

1. Erstellen Sie den Kundenstammsatz für den Peppol-Kunden:

‍

• Beginnen Sie damit, einen Kundenstammsatz für Ihren Peppol-Kunden in Banqup zu erstellen.
  ‍
• Stellen Sie sicher, dass Sie das Standardland (Deutschland) beim Empfänger/Kunden auf Luxemburg ändern.
  ‍
• Tragen Sie die Peppol-ID (Mehrwertsteuernummer) Ihres Kunden in das Feld für die USt-IdNr. ein und füllen Sie alle anderen relevanten Details aus. Ein PEPPOL-Verzeichnis ermöglicht es, bei Bedarf die Kennungen der dem Netzwerk angeschlossenen Unternehmen und Institutionen zu finden: https://directory.peppol.eu (Verzeichnis für Produktionsumgebungen).
  ‍
• Wenn Sie den Kundenstammsatz speichern, führt Banqup automatisch eine Überprüfung gegen das Peppol-Netzwerk anhand der USt-IdNr. durch.
  ‍
• Wenn Banqup Ihren Kunden mit der Liefermethode "OpenPeppol" findet, wird Ihnen die Möglichkeit angeboten, die ursprünglich gewählte Liefermethode durch die Peppol-Lieferung zu ersetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen vorgeschlagenen Lieferkanal für diesen Kunden akzeptieren.

‍

2. Erstellen oder laden Sie Ihre Rechnung hoch:

‍

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Details im Rechnungskopf und in den Zeilenpositionen angeben.
  ‍
• Wenn Sie die Funktion zum Hochladen von Rechnungen verwendet haben, überprüfen Sie die von unserer OCR-Technologie extrahierten Daten und vervollständigen oder korrigieren Sie diese bei Bedarf.
  ‍
• Beachten Sie, dass Peppol-Lieferungen möglicherweise zusätzliche Felder im Rechnungskopf erfordern, wie z.B. die Käuferreferenz. Falls erforderlich, setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, um die benötigten Daten zu erfragen, bzw. zu bestätigen.

‍

3. Klicken Sie auf Senden - und Sie sind fertig:

‍

• Sobald Sie alle Rechnungsdetails überprüft und für korrekt befunden haben, klicken Sie einfach in Banqup auf "Senden".

‍

Dieser effiziente Prozess stellt sicher, dass Ihre Rechnungen die notwendigen Anforderungen für B2G-Transaktionen in Luxemburg erfüllen. Außerdem können Sie jederzeit überprüfen, ob Ihr Kunde im Peppol-Verzeichnis aufgeführt ist. Denken Sie daran, dass in Luxemburg die Peppol-ID in der Regel der Mehrwertsteuernummer des Unternehmens entspricht.

‍

Mit Banqup können Sie die Welt der interationalen elektronischen Rechnungsstellung problemlos navigieren und die Einhaltung der Rechnungsanforderungen in Luxemburg einfach und unkompliziert erfüllen.

‍

Wie Banqup einen Unterschied macht

‍

Die Unifiedpost Group, gelistet an der Börse in Belgien und europäischer Marktführer für automatisierte Dokumenten- und Finanzmanagementlösungen für europäische Unternehmen, setzt sich dafür ein, eine mittlerweile über 20-jährige Erfahrung auch deutschen Unternehmen zur Verfügung zu stellen, um sie bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Die E-Rechnungslösung der Unifiedpost Group für KMU, Banqup, ist eine schnelle und einfache Lösung zur Verwaltung von Rechnungen, Abrechnungen und Verwaltungsaufgaben an einem Ort. Unsere Lösungen sind in über 60 Ländern steuerkonform und bieten zahlreiche Vorteile. Besonders hervorzuheben ist, dass Banqup deutschen KMUs ermöglicht, grenzüberschreitend über das Peppol-Netzwerk auch Rechnungen an öffentliche Stellen in Luxemburg zu erstellen und zu übermitteln.

‍

Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir einen Unterschied für Ihr Unternehmen machen können.

‍