Peppol enthüllt (1/2): Eine Einführung in Peppol

Peppol ist ein sicheres, internationales Netzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, geschäftskritische Dokumente und Daten elektronisch mit anderen Netzwerkteilnehmern auszutauschen. Hunderttausende von öffentlichen und privaten Unternehmen haben sich bereits registriert.

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Wofür steht Peppol?

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Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online. Es begann als Projekt im Rahmen des Programms für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation der Europäischen Union und lief von Mai 2008 bis August 2012.

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Peppol ist ein offenes Netzwerk, das sich der sicheren Übertragung verschiedener digitaler Geschäftsdokumente widmet, wobei der Schwerpunkt auf Rechnungen liegt. Mit Unterstützung der Europäischen Kommission und 18 Regierungsorganisationen wurde es von Mai 2008 bis August 2012 ins Leben gerufen, um Einkäufe, Zahlungen und Interaktionen zwischen dem öffentlichen und privaten Sektor und Lieferanten zu vereinfachen.

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Das Projekt wurde entwickelt, um Probleme bei der elektronischen Beschaffung zu lösen und den Handel zwischen europäischen Regierungen zu erleichtern. Das Endziel war die Standardisierung grenzüberschreitender elektronischer Beschaffungsprozesse für europäische Länder.

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Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts wurde in Belgien die OpenPeppol Association gegründet, um die Arbeit fortzusetzen. Die OpenPeppol Association ist eine gemeinnützige Organisation mit Mitgliedern aus dem öffentlichen und privaten Sektor.

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Während Peppol ursprünglich von der Europäischen Kommission ins Leben gerufen wurde, erstreckt sich sein Einfluss heute auf die ganze Welt. Mit seiner wachsenden Bedeutung als bevorzugte Plattform für den Rechnungsaustausch wird es zum erwarteten Industriestandard für den grenzüberschreitenden Austausch von Dokumenten (einschließlich Rechnungen, aber auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Warenkataloge, Versanddokumente usw.).

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Die standardisierte Kommunikation steht im Mittelpunkt von Peppol. Das Netzwerk gewährleistet einen nahtlosen Austausch von Dokumenten durch die Verwendung gemeinsamer Standards und Protokolle. Dies ermöglicht einen einfachen Informationsaustausch ohne aufwändige Datenübersetzungen oder Systemanpassungen.

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Peppol-Konformität: Warum nutzen Unternehmen Peppol?

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Unternehmen bevorzugen Peppol, weil es eine einfache und sichere Möglichkeit bietet, elektronische Transaktionen wie E-Rechnungen und Beschaffungsdokumente zu übermitteln.

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E-Rechnungen werden aufgrund ihrer Vorteile für Geschäftsprozesse wie Einfachheit, Sicherheit und vor allem Zeit- und Kostenersparnis immer mehr akzeptiert. Darüber hinaus erlassen Regierungen auf der ganzen Welt Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, um Steuergesetze effizienter zu überwachen und die Mehrwertsteuer von Unternehmen einziehen zu können.

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Seit dem 18. April 2020 sind alle öffentlichen Einrichtungen in der EU gesetzlich verpflichtet, Peppol-Rechnungen zu empfangen. Die Theorie hinter dieser Entscheidung ist, dass es für Unternehmen einfacher wird, in ganz Europa zu handeln, ohne sich mit unterschiedlichen nationalen Standards auseinandersetzen zu müssen.

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Peppol ist ein offenes und interoperables Netzwerk, dies bedeutet, dass verschiedene Geräte und Systeme problemlos miteinander kommunizieren können, ohne dass sich der Benutzer darum kümmern muss. Jeder, der registriert ist, kann Peppol nutzen, so müssen zum Beispiel Regierungen einzelner Länder kein eigenes System einrichten, sondern können im ganzen Land Peppol anwenden.

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Darüber hinaus unterstützen einige öffentliche Einrichtungen wie beispielsweise die IMDA in Singapur und der National Health Service (NHS) in Großbritannien die Nutzung des Netzwerks.

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Wer nutzt Peppol?

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OpenPeppol hat derzeit Mitglieder in 38 Länder. Diese breite Mitgliedschaft ermöglicht es Unternehmen in diesen Ländern, Dokumente problemlos über Grenzen hinweg auszutauschen. Während viele europäische Länder, darunter Belgien, Deutschland, Frankreich und das Vereinigte Königreich, Peppol angenommen haben, hat es auch in Ländern außerhalb Europas, wie Singapur und Australien, Anhänger gefunden.

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Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Länder Peppol verwenden und wie es in den verschiedenen Ländern eingesetzt wird, lesen Sie unseren Blog zu diesem Thema.

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Wie funktioniert Peppol?

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Dank der breiten Mitgliedschaft können Unternehmen in diesen Ländern problemlos Dokumente über die Grenzen hinweg austauschen. Doch wie stellt man sicher, dass ein elektronisches Dokument tatsächlich den Anforderungen des Peppol-Standards entspricht und wie adressiert man den Empfänger richtig?

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Das Peppol-Netzwerk basiert auf dem so genannten Vier-Ecken-Modell - benannt nach den vier Hauptakteuren im Dokumentenaustauschprozess: dem Dokumentensender, dem Empfänger und den jeweiligen Access Points auf beiden Seiten.

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Unternehmen, die Peppol nutzen möchten, müssen sich an einen Anbieter wenden, der über einen zertifizierten Access Point (AP) verfügt, wie beispielsweise die Unifiedpost Group. Ein Peppol Access Point ist, wie der Name schon sagt, ein autorisierter Dienstleister, der Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbindet und als Vermittler im Vier-Ecken-Modell fungiert.

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Nach der Einrichtung kann der Lieferant E-Rechnungen und andere elektronische Dokumente an den Access Point senden, der das Dokument validiert, um sicherzustellen, dass es über das Peppol-Netzwerk versendet werden kann. Nach dieser Überprüfung sucht der Access Point nach der Peppol-ID des Empfängers und sendet das Dokument zur Validierung und Eingabe in das Kreditorenbuchhaltungssystem an den Access Point des Käufers.

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Die Lieferantenrechnung wird automatisch in das System des Käufers eingegeben, was Zeit spart, da keine manuelle Dateneingabe und -überprüfung erforderlich ist.

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Die Welt der Peppol-IDs

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Wie in unserem früheren Blogbeitrag “B2G E-Rechnungsstellung in Deutschland verstehen: Ein Leitfaden (4/5): Die Rolle von Peppol” beschrieben ist die Peppol-Teilnehmer-ID, oder kurz Peppol-ID, eine eindeutige Referenz, die verwendet wird, um festzustellen, wer ein Peppol-Dokument sendet und empfängt. Sie dient als Schlüssel zur Identifizierung der Transaktionspartner im Netzwerk. Die Peppol-ID des empfangenden Unternehmens wird zusammen mit dem Namen der Organisation und dem Land, in dem sie ansässig ist, im globalen Peppol-Verzeichnis veröffentlicht, das von OpenPeppol verwaltet wird.

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Die Peppol-ID setzt sich aus zwei Hauptelementen zusammen:

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• Einem Identifier-Schema: Dieser Schema-Code ist ein spezifischer Code oder eine Abkürzung, die einem bestimmten Typ von Identifier zugeordnet ist. Zu den Identifier-Schemata gehören sowohl international anerkannte Schemata (wie die DUNS-Nummer, IBAN und GLN) als auch spezifische national definierte Schemata. In Deutschland sind dies:
  
  - die Leitweg-ID (DE:LWID, ICD 0204) - für öffentliche Stellen, und
  - die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (DE:VAT, ICD 9930) - hauptsächlich im Wirtschaftsbereich.

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• Der vom Identifier-Schema gelieferte Wert: Dies ist der eigentliche eindeutige Identifier des Unternehmens und hängt vom gewählten Schema ab. Dies kann eine DUNS-Nummer oder eine IBAN sein, oder - speziell in Deutschland - die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens oder (im Falle einer öffentlichen Einrichtung) die Leitweg-ID.

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Die Peppol-ID dient nicht nur der Identifikation der Transaktionsparteien. Da sich die Teilnehmer bei zertifizierten Peppol-Zugangsprovidern (wie z.B. der Unifiedpost Group) registrieren müssen, die eine Verifizierung des Unternehmens durchführen, garantiert die Verwendung der Peppol-ID den Teilnehmern, dass sie mit einer legitimen Entität im Netzwerk kommunizieren. Diese Authentifizierung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene.

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Peppol in kontinuierlicher Weiterentwicklung

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Mit dem Fortschreiten der Technologie und der Verbreitung der E-Rechnungsstellung befindet sich auch Peppol in einem ständigen Entwicklungsprozess, um den wachsenden Anforderungen und der globalen Verbreitung gerecht zu werden. Dabei lassen sich drei Hauptaspekte identifizieren:

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1. Peppol geht global: Eine Entwicklung über Europa hinaus

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Peppol hat seinen Ursprung in Europa, doch seine Reichweite erstreckt sich zunehmend global, insbesondere in der asiatisch-pazifischen Region. Länder wie Australien, Neuseeland, Singapur, Japan und Malaysia haben bereits die Einführung von Peppol unternommen oder angekündigt.

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Interessant ist dabei zu beachten, dass nicht alle Länder Peppol auf dieselbe Weise verwenden. Die meisten europäischen Länder nutzen das Netzwerk, um ihre B2G-Mandate für die elektronische Rechnungsstellung zu ermöglichen. Einige, wie Deutschland oder Luxemburg, betreiben ein offenes Interoperabilitätsnetz, während andere, wie Frankreich oder Belgien, einen Hauptzugangspunkt bevorzugen.

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Andererseits streben Länder im asiatischen Raum danach, Peppol zu fördern, um einen höheren Digitalisierungsniveau in ihren B2B-Märkten zu erreichen. Ein herausragendes Beispiel is Singapur, das als erstes Land außerhalb Europas das Netzwerk unter einem eigenen Framework “InvoiceNow” eingeführt hat. Die elektronische Rechnungsstellung ist für B2B-Transaktionen in Singapur zwar freiwillig, jedoch fördert das Land aktiv ihre Nutzung unter den Unternehmen.

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Weitere Informationen darüber, wie verschiedene Länder Peppol nutzen, finden Sie in unserem entsprechenden Blog: Welche Länder verwenden Peppol?

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2. Der Durchbruch des Peppol International Invoice (PINT) Modells

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Mit der globalen Expansion von Peppol stellt das Peppol International Invoice Modell (PINT) die nächste Generation von Peppol dar. PINT ist wie eine gemeinsame Sprache für Geschäftsdokumente und erleichtert den Handel durch ein einheitliches Regelwerk, das es Unternehmen überall auf der Welt leicht macht, sich zu verstehen und reibungslos zusammenzuarbeiten.

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Im Vergleich zum ursprünglichen BIS-Modell (Business Interoperability Specifications), das von speziell für den elektronischen Dokumentaustausch auf dem europäischen Markt entwickelt wurde, bietet PINT ein flexibleres und anpassungsfähigeres Format, das sich an länderspezifische Anforderungen anpassen kann.

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3. Peppol im Zeitalter der Echtzeit-Transaktionskontrolle

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Peppol entwickelt sich zunehmend in Richtung erweiterter Transparenz und Echtzeitkontrolle von kommerziellen Transaktionen. Bekannt als interoperables "Vier-Eck-Modell" (wie oben beschrieben), wird dieses nun um eine “fünfte Ecke” erweitert, in der Steuerbehörden integriert werden, um Echtzeit-Einblicke zu erhalten, anstatt nur periodisch Zusammenfassungsdaten zu erfassen.

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Dieser Fortschritt spiegelt sich in verschiedenen Modellen zur Einhaltung von Steuervorschriften und elektronischer Rechnungsstellung wider, insbesondere im neuen dezentralen CTC- und Exchange- (oder DCTCE-) Modell, das neben dem klassischen zentralisierten CTC-Modell nun zunehmend Verbreitung findet.

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Im neuen Modell validieren zertifizierte Softwareanbieter die Rechnungen und ermöglichen gleichzeitig den Austausch zwischen Lieferant und Käufer. Dabei werden kontinuierliche Transaktionskontrollen mit Interoperabilität kombiniert: Die zertifizierten Softwareanbieter erfüllen die in jedem Land festgelegten technischen Mindestanforderungen und melden die Rechnungsdaten sofort an die Steuerbehörde. Gleichzeitig erfolgt der Austausch der Rechnungsdaten zwischen Lieferant und Käufer in einer ununterbrochenen Lieferkette.

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Dieses Modell, unterstützt von Peppol, GENA, dspanz, VeR und anderen Akteuren im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung, soll die Einhaltung von Steuervorschriften vereinfachen und nicht nur den Steuerbehörden, sondern auch Unternehmen und Softwareanbietern zugutekommen.

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Wahl des richtigen Anbieters

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Obwohl Peppol immer beliebter wird, ist es nicht das einzige Netzwerk, das Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung benötigen, und viele Regierungen haben begonnen, ihr eigenes zu entwickeln, wie zum Beispiel das Sistema di Interscambio (Sdl) Portal in Italien. Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der ohne zusätzlichen Aufwand eine Verbindung zu Peppol und anderen lokalen Netzwerken herstellen kann.

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Die Unifiedpost Group ist ein zertifizierter Peppol Access Point Provider. Sowohl unsere Banqup One-Stop-Shop-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen als auch unsere Channel & Collect-Lösungen für mittelgroße Unternehmen sind direkt mit vielen Ländern weltweit verbunden, die Peppol nutzen. Darüber hinaus sind wir über andere Kanäle mit weiteren Ländern verbunden, um einen umfassenden elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch zu ermöglichen. Mit diesen Lösungen können Unternehmen jeder Größe vom elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch profitieren und gleichzeitig die Steuer- und E-Invoice-Compliance in über 60 Ländern sicherstellen.

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‍Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihr Geschäft vereinfachen können, und achten Sie auf unseren nächsten Blog in dieser Reihe, in dem wir näher darauf eingehen werden, wie man sich an Peppol anschließt, wie der Austauschprozess abläuft und was dies für Ihr Unternehmen bedeutet. Weitere Informationen zu Peppol finden Sie auf unserer speziellen Peppol-Seite.