Peppol enthüllt (2/2): Wie funktioniert Peppol?

Wie bereits im letzten Blog „Was ist Peppol?“ erläutert, ist Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ein internationales Netzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Daten sicher mit anderen registrierten Nutzern auszutauschen.

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Peppol wurde ursprünglich entwickelt, um den Handel zwischen europäischen Regierungen zu erleichtern und die elektronischen Beschaffungsverfahren von einem Land zum anderen zu standardisieren. Inzwischen wird Peppol weltweit eingesetzt, auch in Ländern wie Australien und Singapur.

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Immer mehr Unternehmen nutzen die elektronische Rechnungsstellung aufgrund der damit verbundenen Einfachheit, Sicherheit, Zeit- und Kostenersparnis. Dies und die zunehmende Einführung von Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung, die Regierungen dabei unterstützen sollen, Steuergesetze effektiver durchzusetzen und die Mehrwertsteuer von Unternehmen einzutreiben, haben zum Wachstum des Peppol-Netzwerks beigetragen.

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Lesen Sie mehr über Peppol in unserem Blog "Was ist Peppol?” und auf unserer speziellen Peppol-Seite.

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Mit Peppol loslegen

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Unternehmen, die dem Peppol-Netzwerk beitreten und darüber Dokumente austauschen möchten, haben die Möglichkeit, entweder einen eigenen Access Point (AP) einzurichten oder sich an einen zertifizierten Peppol Access Point zu wenden - eine Organisation oder einen Dienstleister, der Unternehmen mit dem internationalen Peppol-Netzwerk verbindet. Ein Peppol Access Point ist, wie der Name schon sagt, ein autorisierter Dienstleister, der Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbindet und als Vermittler im Vier-Ecken-Modell fungiert.

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Derzeit gibt es weltweit über 300 zertifizierte AP-Provider, zu denen auch die Unifiedpost Group gehört.

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Die Nutzer erhalten dann von ihrem Peppol Access Point Provider eine Peppol-ID. Die Peppol-ID kann u.a. die Bankverbindung, die Mehrwertsteuernummer oder die Registrierungsnummer sein, oder im Falle vieler deutscher Behörden meist die Leitweg-ID. Die Peppol-ID ist für jedes Unternehmen eindeutig, so dass eine Verwechslung von Absender und Empfänger ausgeschlossen ist.

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Um andere Peppol-Nutzer zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten, können Unternehmen auf das Peppol-Verzeichnis zugreifen - ein kostenloser, durchsuchbarer Open-Source-Dienst, der es Nutzern ermöglicht, die Kompetenzen anderer zu finden und zu identifizieren. Benutzer können nach einem oder mehreren Suchbegriffen suchen, wie z.B:

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• Firmenname
• Peppol ID
• Land

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Zusätzlich können Benutzer das Verzeichnis nach einer Reihe von optionalen Feldern durchsuchen, einschließlich der Website des Unternehmens, Kontaktinformationen und Registrierungsdatum.

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Wie Peppol mit Dokumenten umgeht

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Der Prozess des Dokumentenaustauschs über Peppol kann anhand des Vier-Ecken-Modells - benannt nach den vier beteiligten Parteien - erklärt werden. Um das Konzept zu veranschaulichen, können Sie sich den AP in einer ähnlichen Rolle vorstellen wie Ihren Telekommunikationsanbieter - Sie tätigen einen Anruf mit Ihrem Telefon, und Ihr Telekommunikationsanbieter verbindet sich mit dem Telekommunikationsanbieter Ihres Empfängers, um die Verbindung herzustellen.

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In ähnlicher Weise finden Sie beim Austausch elektronischer Dokumente im Vier-Ecken-Modell die entsprechenden vier Parteien:

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1. Der Dokumentensender: Die Einheit, die den Austausch von Dokumenten wie Rechnungen oder Bestellungen mit ihren Handelspartnern initiiert.
   
   
2. Der Access Point des Senders (AP): Ein autorisierter Dienstleister, der den Sender mit dem Peppol-Netzwerk verbindet und die Einhaltung des Peppol-Standards sicherstellt.
   
   
3. Der Access Point des Empfängers (AP): Ein autorisierter Dienstleister, der die Dokumente vom AP des Senders über das Peppol-Netzwerk empfängt und an den vorgesehenen Empfänger weiterleitet.
   
   
4. Der Dokumentenempfänger: Die empfangende Organisation, die letztendlich die vom Sender gesendeten Geschäftsdokumente erhält.

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Ähnlich wie im oben beschriebenen Telekommunikationsszenario kann auch in der Peppol-Welt ein beliebiger AP aus der Liste der zertifizierten Peppol-Dienstleister ausgewählt werden.

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Obwohl Peppol, wie bereits erwähnt, am bekanntesten für den Austausch von Rechnungen ist, kann das Peppol-Netzwerk neben elektronischen Rechnungen für den Austausch fast aller Arten von Supply-Chain-Dokumenten verwendet werden, einschließlich Bestellungen und Auftragsbestätigungen.

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Unabhängig davon müssen alle Daten, die über Peppol versendet werden, in einem der beiden Extensible Markup Language (XML)-Formate vorliegen - einfache textbasierte Formate, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden können.

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• Universal Business Language (UBL): Bietet eine standardisierte, lizenzfreie Bibliothek elektronischer Geschäftsdokumente. Die meisten Buchhaltungspakete sind mit UBL kompatibel.
  
  
• Cross Industry Invoice (CII): Ein Standard, der den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Handelspartnern ermöglicht.

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Peppol für Ihr Unternehmen mit Banqup

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Die Vorteile von Peppol in Ihrem Unternehmen zu nutzen ist einfach, auch für kleine Unternehmen, dank unserer Banqup One-Stop-Shop-Lösung für KMU.

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Als zertifizierter Peppol Access Point kann Banqup Sie mit einer Vielzahl von Geschäfts- und Regierungsorganisationen auf der ganzen Welt verbinden. Folgen Sie einfach diesen Schritten, um loszulegen:

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1. Legen Sie einen Kundenstammsatz für Ihren Peppol-Kunden an:
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   • Legen Sie zunächst einen Kundenstammsatz für Ihren Peppol-Kunden in Banqup an. Ändern Sie ggf. das voreingestellte Land (Deutschland) in das Land des Empfängers/Kunden, wenn es davon abweicht.
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   • Tragen Sie die Peppol-ID Ihres Kunden (z.B. seine vollständige Umsatzsteuer- oder IBAN-Nummer) in das entsprechende ID-Feld ein und ergänzen Sie alle weiteren relevanten Angaben. Bei Bedarf können Sie die ID Ihres Kunden im Peppol-Verzeichnis nachschlagen: https://directory.peppol.eu (Verzeichnis für Produktionsumgebungen).
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   • Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber in Deutschland: Falls Ihr Kunde eine öffentliche Vergabestelle in Deutschland ist und über Peppol erreichbar ist, stellen Sie bitte sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihres Kundenkontos den Kundentyp "Verwaltung" auswählen. Dadurch wird ein neues Feld namens "Leitweg-ID" im Formular angezeigt. Füllen Sie dieses bitte mit der Ihnen von Ihrem Kunden mitgeteilten Leitweg-ID aus.
     
     
     1. Wichtiger Hinweis zur Registrierung der Rechnungs­eingangs­plattformen (ZRE und OZG-RE) des Bundes: Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Plattformen eine einmalige Registrierung erforderlich ist. Die Registrierung ist kostenlos und muss unabhängig von der verwendeten Einreichungsmethode durchgeführt werden. In unserem letzten Blogbeitrag der Serie “B2G E-Rechnungsstellung in Deutschland verstehen: Ein Leitfaden”, haben wir für Sie einige grundlegende Informationen zum Registrierungsprozess zusammengestellt.
        
        
     2. Nähere Informationen zur Registrierung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos finden Sie in den Anleitungen zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE auf der E-Rechnungs-Website des Bundes.
        
        
   • Wenn Banqup beim Speichern feststellt, dass Ihr Kunde bereit ist, Rechnungen mit "OpenPeppol" als Versandmethode zu empfangen, wird Ihnen die Option automatisch angeboten, die ursprünglich ausgewählte Versandmethode durch Peppol-Versand zu ersetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese vorgeschlagene Versandmethode für diesen Kunden akzeptieren.
     
     
2. Rechnung erstellen oder hochladen:
   
   
   • Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Informationen im Rechnungskopf und in den Positionszeilen enthalten sind. Wenn Sie die Funktion zum Hochladen von Rechnungen verwendet haben, überprüfen Sie die von unserer OCR-Technologie extrahierten Daten und vervollständigen oder korrigieren Sie sie gegebenenfalls.
     
     
   • Beachten Sie, dass Peppol-Lieferungen zusätzliche Felder im Rechnungskopf erfordern können, wie z.B. die Käuferreferenz. Setzen Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Kunden in Verbindung, um die erforderlichen Daten anzufordern oder zu bestätigen.
     
     
3. Klicken Sie auf "Senden" - und das war's:
   
   
   • Wenn Sie alle Rechnungsdetails überprüft und für korrekt befunden haben, klicken Sie einfach auf "Senden" in Banqup.

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Mit diesem einfachen Prozess können Sie den elektronischen Dokumentenaustausch mit Ihren Kunden über Peppol international ohne Implementierungs- oder Einrichtungsaufwand Ihrerseits starten.

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Begeben Sie sich auf eine nahtlose Reise des elektronischen Dokumentenaustauschs mit Peppol über Banqup, vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse und gewährleisten Sie die Einhaltung internationaler Standards. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir den Austausch elektronischer Dokumente für Ihr Unternehmen reibungsloser gestalten können, oder besuchen Sie unsere spezielle Peppol-Seite für weitere Informationen zu dem Thema.