B2G E-Rechnungsstellung in Deutschland verstehen: Ein Leitfaden (5/5): Mühelose B2G-Rechnungsstellung in Deutschland mit Banqup

In den vorherigen Ausgaben unserer Blogserie haben wir die B2G E-Invoicing-Landschaft in Deutschland erkundet und ihre Einzigartigkeit hervorgehoben.

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Jetzt möchten wir Ihnen zeigen, wie insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in nur vier einfachen Schritten mithilfe unseres speziell für Sie konzipierten Tools Banqup ganz einfach, ohne komplexe Einrichtung oder Implementierung, out-of-the-box konforme elektronische Rechnungen an deutsche öffentliche Verwaltungen senden können. Es ist einfacher als gedacht!

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Einmalige Registrierung bei der ZRE und OZG-RE:

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Wie bereits in unserem ersten Blog-Beitrag dieser Serie beschrieben, nutzt die Bundesverwaltung zwei Bundesportale für den Rechnungseingang: die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Darüber hinaus können Organisationen in der mittelbaren Bundesverwaltung auch eigene Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen implementieren. Detaillierte Informationen dazu, welche Portale die verschiedenen Länder nutzen, finden Sie in der Ländersynopse des KoSIT.

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Zur Verwendung der beiden zentralen Plattformen ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenlos und muss unabhängig vom genutzten Übertragungskanal durchgeführt werden.

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Wir haben für Sie einige grundlegende Informationen zum Registrierungsprozess zusammengestellt. Detaillierte Video-Tutorials und Bedienhilfen zur Registrierung und zum allgemeinen Gebrauch der ZRE und der OZG-RE finden Sie selbstverständlich auf der E-Rechnungswebsite des Bundes.

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• Die Registrierung sollte von einer verantwortlichen Person im Unternehmen durchgeführt werden.
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• Um sich in der Produktionsumgebung* der Plattform zu registrieren, navigieren Sie bitte zur entsprechenden Startseite der Plattform (ZRE: https://xrechnung.bund.de / OZG-RE: https://xrechnung-bdr.de) und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Benutzerkontos.
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• Nach der Aktivierung Ihres Benutzerkontos erstellen Sie dann - falls erforderlich - Ihr Unternehmenskonto.
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• Der erste Benutzer, der sich registriert, erhält automatisch Administratorrechte. Zusätzliche Benutzerkonten (mit oder ohne Administratorrechten) können später erstellt werden.
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• Auf der ZRE Plattform ist zusätzlich ein weiterer Schritt erforderlich, um Ihr Konto für die Rechnungseinreichung über Peppol zu aktivieren. Navigieren Sie dazu zu Ihrem ZRE-Benutzerprofil unter "ZRE-Konto verwalten". Von dort aus können Sie die Übertragungsmethode auswählen, die Sie verwenden möchten, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren, und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (die als Ihre Peppol-ID fungiert) im Peppol-ID-Feld im folgenden Format eingeben: 9930:[USt-IdNr.]. Um Ihre Peppol-ID zu verifizieren, folgen Sie den Anweisungen in der ZRE Bedienhilfe auf E-Rechnungswebsite des Bundes.

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* Beachten Sie, dass beide Plattformen Testumgebungen anbieten, in denen Benutzer sich mit dem Portal vertraut machen können. Diese können unter (ZRE) https://ref.xrechnung.bund.de/ref/authenticate.do und (OZG-RE) https://test.xrechnung-bdr.de erreicht werden.

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Für weitere Informationen zur Registrierung und Nutzung der Plattformen verweisen wir Sie auf die Tutorials und Bedienhilfen, die auf der E-Rechnungswebsite des Bundes verfügbar sind.

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Anlegen des Kundendatensatzes für den B2G-Kunden:

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Um Rechnungen an B2G Deutschland über Banqup versenden zu können, müssen Sie zunächst einen Kundendatensatz für Ihren öffentlichen Kunden in Banqup anlegen. Bitte beachten Sie dazu die folgenden Punkte:

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1. Wählen Sie in den Kundendetails den korrekten Kundentyp "Verwaltung" aus. Dadurch wird ein zusätzliches Feld im Abschnitt für die Leitweg-ID aktiviert.
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2. Geben Sie die Leitweg-ID (Peppol-ID) Ihres Kunden in das dafür vorgesehene Feld ein und füllen Sie alle weiteren relevanten Details aus. Wenn Sie die Leitweg-ID Ihres Kunden nicht kennen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Kunden, um diese zu erhalten.
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3. Beim Speichern des Kundendatensatzes führt Banqup automatisch einen Abgleich mit dem Peppol-Netzwerk durch. Falls Ihr Kunde über das Peppol-Netzwerk erreichbar ist, wird Ihnen vorgeschlagen, den ursprünglich gewählten Zustellungsweg durch die Peppol-Zustellung zu ersetzen.
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4. Stellen Sie sicher, dass Sie diese vorgeschlagene Zustellmethode für diesen Kunden akzeptieren.
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5. Nach dem Speichern des Datensatzes erscheint Ihr Kunde in Ihrer Kundenliste mit OpenPeppol als Zustellungsweg.

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Mit diesen einfachen Schritten können Sie den Kundendatensatz für Ihren B2G-Kunden in Banqup im Handumdrehen erstellen und sicherstellen, dass Ihre Rechnungen erfolgreich zugestellt werden können.

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Erstellen Sie Ihre B2G-Rechnung:

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Nachdem Sie Ihre Kundendaten eingerichtet haben, ist es an der Zeit, Ihre B2G-Rechnung zu erstellen. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen korrekt sind und den Vorschriften entsprechen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Rechnungen direkt auf der Plattform erstellen oder eine bestehende Rechnung im PDF-Format hochladen, gibt es einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

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1. Vollständige Angaben: Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen im Rechnungskopf und in den Rechnungspositionen angeben. Dazu gehören Informationen wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, eine detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte sowie der Gesamtbetrag der Rechnung.
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2. Überprüfen Sie die extrahierten Daten: Wenn Sie die Funktion zum Hochladen von Rechnungen verwenden und unsere OCR-Technologie die Daten extrahiert hat, überprüfen Sie diese sorgfältig. Vergewissern Sie sich, dass alle Informationen korrekt erfasst wurden. Bei Bedarf können Sie fehlende oder fehlerhafte Daten manuell ergänzen oder korrigieren.
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3. Zusätzliche Pflichtangaben für Peppol-Anlieferungen: Für eine Lieferung über das Peppol-Netzwerk ist zusätzlich die Käuferreferenz im Rechnungskopf erforderlich. Diese wird automatisch mit der zuvor von Ihrem Kunden angegebenen Leitweg-ID ausgefüllt. Stellen Sie sicher, dass dieses Feld korrekt ausgefüllt ist, um die Anforderungen für Peppol-Lieferungen zu erfüllen.

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Wenn Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen korrekt erstellt bzw. hochgeladen werden und alle erforderlichen Informationen enthalten.

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Ein letzter Check - senden und fertig:

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Nachdem Sie alle Rechnungsdetails geprüft und bestätigt haben, klicken Sie in Banqup einfach auf "Senden".

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Mit diesem effizienten Prozess stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen alle notwendigen Anforderungen für B2G-Transaktionen in Deutschland erfüllen.

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Banqup macht es Ihnen leicht, sich in der Welt der internationalen elektronischen Rechnungsstellung zurechtzufinden und die Rechnungsanforderungen in Deutschland mühelos zu erfüllen.

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Bleiben Sie dran für unsere nächste Blog-Serie, in der wir Ihnen alles über Peppol erzählen werden - von den Grundlagen bis zur Funktionsweise - damit Sie vollständig in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung eintauchen können.

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