Wie funktioniert E-Invoicing?

In der heutigen digitalen Wirtschaft gewinnt die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, immer mehr an Bedeutung. Doch wie funktioniert E-Invoicing genau? Mit verschiedenen Standards und Formaten kann es eine Herausforderung sein, die Details zu verstehen.

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In diesem Blogbeitrag tauchen wir in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung ein, erklären die verschiedenen Standards und erläutern die wichtigsten Komponenten dieses Prozesses. E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile wie Kosteneinsparungen, höhere Genauigkeit und kürzere Bearbeitungszeiten, die es zu einem wichtigen Bestandteil moderner Geschäftsprozesse machen.

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Erfahren Sie, wie E-Invoicing Ihr Unternehmen effizienter machen kann und welche Schritte notwendig sind, um den Prozess erfolgreich einzuführen.

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Bevor wir ins Detail gehen...

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Bevor wir in die Details der elektronischen Rechnungsstellung einsteigen, ist es wichtig zu verstehen, was E-Invoicing tatsächlich ist:

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E-Invoicing bezeichnet den vollständig elektronischen Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer. Dieser Austausch umfasst die Erstellung, die Übermittlung, den Empfang und die Archivierung der Rechnung in elektronischer Form. Wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format gesendet und empfangen wird, kann sie automatisch verarbeitet werden, ohne dass herkömmliche Papierdokumente erforderlich sind.

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Die elektronische Rechnungsstellung ist heute eine gängige Praxis für Unternehmen aller Größen weltweit und hat sich in den letzten 30 Jahren ständig weiterentwickelt. Erfahren Sie mehr über die elektronische Rechnungsstellung und warum sie so wichtig ist in unserem früheren Blog.

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Obwohl das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung weltweit weitgehend gleich ist, unterscheiden sich die rechtlichen Anforderungen von Land zu Land erheblich. Dies betrifft nicht nur die Formate und Verfahren, sondern auch die lokalen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. In vielen Ländern haben die Regierungen damit begonnen, eigene Formate und Strukturen in den Steuergesetzen festzulegen. Viele führen verbindliche Prozesse ein, um ihre "Mehrwertsteuerlücke" (oder den sogenannten VAT Gap) zu schließen und die Steuerkonformität insgesamt zu verbessern. Weitere Informationen über den Zusammenhang zwischen Steuerkonformität und elektronischer Rechnungsstellung sowie über die Mehrwertsteuerlücke finden Sie in unserem früheren Blog hier.

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Standards für die elektronische Rechnungsstellung

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E-Invoicing-Standards sind wie eine gemeinsame Sprache, die Lieferanten und Käufer verwenden, um sicherzustellen, dass ihre elektronischen Rechnungen reibungslos übermittelt und verarbeitet werden können. Sie legen fest, wie elektronische Rechnungen strukturiert und formatiert sein müssen, damit sie von verschiedenen Systemen gelesen und verarbeitet werden können. Viele Länder und Netzwerke haben ihre eigenen Standards für die elektronische Rechnungsstellung, die eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Datensicherheit, der Einhaltung von Vorschriften und der Förderung der Interoperabilität zwischen Handelspartnern spielen:

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Europäischer Standard

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Die Europäische Kommission und die EU-Mitgliedstaaten haben einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung für B2G (Business-to-Government) und G2G (Government-to-Government) Transaktionen eingeführt. Dies ist in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU festgelegt.

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Der europäische Standard ist ein semantisches Datenmodell, das die notwendigen Elemente auflistet, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um rechts- und steuerkonform zu sein. Das Datenmodell ist technologieneutral und kann in zwei XML-Formaten verwendet werden: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross-Industry Invoice). Weitere Informationen finden Sie hier.

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Peppol-Standard

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Der Peppol-Standard definiert ein einheitliches Datenformat und gemeinsame Geschäftsregeln für den Austausch von Beschaffungsdokumenten, einschließlich elektronischer Rechnungen, über das Peppol-Netzwerk. Ursprünglich für den Einsatz innerhalb der EU entwickelt, hat Pan-European Public Procurement Online (Peppol) weltweite Akzeptanz gefunden und wird nun auch in Ländern außerhalb der EU wie Singapur, Australien und Neuseeland eingesetzt. Es bietet Interoperabilitäts- und Effizienzvorteile, fördert den reibungslosen Austausch von Dokumenten und ermöglicht den Zugang zu einem großen Netzwerk von Handelspartnern für die Übermittlung elektronischer Rechnungen und Dokumente.

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Unternehmen schließen sich dem Peppol-Netzwerk über einen Zugangspunkt an und alle elektronischen Rechnungen werden im Rahmen von Peppol verarbeitet. Derzeit gibt es international mehr als 300 zertifizierte Access Point Provider. Erfahren Sie mehr über Peppol auf unserer speziellen Peppol-Seite und in unseren beiden früheren Blogs (“Eine Einführung in Peppol” und “Wie funktioniert Peppol?”).

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EDIFACT-Standard

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EDIFACT ist die Abkürzung für "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport". Es handelt sich um ein weltweites Regelwerk, das 1986 für den unternehmensübergreifenden elektronischen Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern mittels EDI entwickelt wurde. Der Prozess kann sich jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.

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EDIFACT wurde von den Vereinten Nationen definiert und ist in ganz Europa verbreitet. Der Standard definiert die Art der Adresse, das Format und die Infrastruktur, die für eine konforme elektronische Rechnungsstellung erforderlich sind.

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Länderspezifische Standards

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In vielen Ländern haben die Regierungen spezifische Standards für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt, um den besonderen Anforderungen und Steuervorschriften des jeweiligen Landes gerecht zu werden. Diese Standards wurden häufig eingeführt, um die Effizienz der Rechnungsstellung zu verbessern, Steuerbetrug zu bekämpfen und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Geschäftspartnern zu fördern.

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In Italien gibt es beispielsweise FatturaPA, ein XML-Rechnungsformat. Spanien verwendet das ebenfalls XML-basierte Facturae-Format, während die französische Regierung den Hybridstandard Factur-X (identisch mit dem deutschen ZUGFeRD-Standard) einsetzt. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus PDF mit eingebetteten XML-Daten. Deutschland hat neben dem bereits erwähnten ZUGFeRD-Format, das sich im B2B-Bereich etabliert hat, die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) XRechnung eingeführt. Diese wird sowohl von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden als auch zunehmend im B2B-Bereich genutzt. (Weitere Informationen zu den in Deutschland verwendeten Standards finden Sie in unserem früheren Blog-Beitrag hier). Diese länderspezifischen Standards sind jeweils auf die individuellen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Landes zugeschnitten.

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Erfahren Sie mehr über länderspezifische E-Invoicing Standards und deren Auswirkungen auf die globale Geschäftswelt in unserem Global E-Invoicing Guide.

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Drei Kernelemente für die E-Rechnung

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Drei Kernelemente sind notwendig, um die E-Rechnung zu ermöglichen:

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1. E-Rechnungsadressen

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Zunächst müssen alle an der E-Rechnung beteiligten Parteien über eine E-Rechnungsadresse verfügen. Eine E-Rechnungsadresse ist die digitale Adresse, über die elektronische Rechnungen zwischen Lieferanten und Käufern ausgetauscht werden. Diese Adresse kann je nach Land und Dienstleister unterschiedlich sein, z. B. eine Standard-E-Mail-Adresse oder eine spezifische ID-Nummer.

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2. Formate

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Die Formate für elektronische Rechnungen werden häufig von den einzelnen Ländern festgelegt. Ein weit verbreitetes europäisches Format ist XML (Extensible Markup Language), das von jedem Land angepasst wird, um länderspezifische Informationen wie die folgenden aufzunehmen:

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• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) - eine eindeutige Nummer, die für jedes Land unterschiedlich ist.
• Global Location Number (GLN) - eine 13-stellige Nummer, die weltweit eindeutig ist.
• Data Universal Numbering System (DUNS) - eine 9-stellige Nummer, die von der Wirtschaftsauskunftei Dun & Bradstreet vergeben wird.

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Neben XML gibt es verschiedene andere Formate, die in unterschiedlichen Ländern und Kontexten für die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden. Einige Beispiele sind:

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• JSON (JavaScript Object Notation)
• CSV (Comma Separated Values)
• und viele andere.

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Die Wahl des Formats hängt oft von Faktoren wie gesetzlichen Anforderungen, technologischer Infrastruktur und Branchenstandards ab.

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3. Infrastruktur

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Traditionell gibt es drei Arten von Infrastrukturen, die für den Austausch elektronischer Rechnungen genutzt werden. Diese werden zunehmend durch einen vierten Typ ergänzt:

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• 2-Corner-Modell: Hierbei handelt es sich um ein einfaches P2P-Modell (Peer-to-Peer), bei dem Lieferanten und Käufer elektronische Dokumente direkt über EDI- oder XML-Dateien austauschen.
• 3-Corner-Modell: Hier nutzen Lieferant und Käufer denselben Drittanbieterdienst für den Dokumentenaustausch. Dieser Drittanbieter kann die Cloud oder eine spezielle E-Invoicing-Software nutzen.
• 4-Corner-Modell: Das 4-Corner-Modell bildet die Grundlage des Peppol-Rahmens für den elektronischen Dokumentenaustausch. Es umfasst vier Hauptakteure: den Sender, den Empfänger und die beiden jeweiligen Zugangspunkte. In diesem Modell nutzen sowohl der Sender als auch der Empfänger verschiedene Dienstleister, um ihre elektronischen Dokumente zu verarbeiten. Diese Dienstleister arbeiten zusammen, um den Transfer über ein internationales Netzwerk abzuschließen, das Unternehmen und Organisationen verbindet.
• 5-Corner-Modell: Dieses Modell erweitert das traditionelle interoperable 4-Corner-Modell um eine "fünfte Ecke", in die die Steuerbehörden integriert werden, um Echtzeiteinblicke zu erhalten. Dadurch können die Steuerbehörden nicht nur periodisch zusammenfassende Daten sammeln, sondern auch laufende Transaktionsdaten überwachen.

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Prozess der elektronischen Rechnungsstellung

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Der E-Invoicing-Prozess umfasst mehrere Schritte, die den elektronischen Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartnern beschreiben:

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1. Erstellung: Eine elektronische Rechnung wird entweder über ein ERP-System, einen E-Invoicing-Anbieter oder über ein manuelles Online-Formular erstellt. Die Wahl des Prozesses hängt oft von der Anzahl der Rechnungen ab, die ein Unternehmen verarbeitet.
2. Anreicherung: In diesem Schritt werden Informationen hinzugefügt, die in der Regel den Informationen auf herkömmlichen Papierrechnungen entsprechen. Gegebenenfalls müssen jedoch zusätzliche, maßgeschneiderte Informationen bereitgestellt werden, um die Anforderungen der Steuerbehörden oder der Lieferanten zu erfüllen.
3. Konvertierung und Versand: Die Rechnung wird in das gewünschte Format konvertiert, da verschiedene Kunden und Steuerbehörden unterschiedliche Formate verwenden. Daher ist es wichtig, einen E-Invoicing-Anbieter zu wählen, der die Rechnung in jedes vom Empfänger benötigte Format umwandelt. Schließlich wird die Rechnung über den vom Empfänger gewählten Kanal verteilt, sei es direkt in sein ERP-System, über ein Regierungsportal oder sogar per Post.

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Auswahl des richtigen E-Invoicing-Anbieters

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Da es kein weltweit einheitliches E-Invoicing-Format gibt, ist es von Vorteil, einen E-Invoicing-Anbieter zu wählen, der Daten automatisch konvertiert und alle Formate unterstützt. Ein vertrauenswürdiger Anbieter sollte mit internationalen Netzwerken verbunden sein, um die Steuerkonformität in vielen Ländern mit unterschiedlichen Standards zu gewährleisten. Darüber hinaus ist es ratsam, einen Anbieter mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, soliden Sicherheitsmaßnahmen und einem reaktionsschnellen Kundendienst zu wählen, der sich um alle Fragen und Probleme kümmert.

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Dienste wie Rechnungsvorlagen, digitale Zahlungsbuttons und elektronische Signaturen können einen zusätzlichen Mehrwert bieten. Ein Anbieter, der auch über eine Lösung für den Rechnungseingang verfügt, wie z.B. die Unifiedpost Group, kann die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung (AP) und Debitorenbuchhaltung (AR) weiter vereinfachen.

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Unsere Lösungen machen den Unterschied

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Unsere All-in-One-Lösung Banqup, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, macht den Prozess einfach - ohne komplizierte Implementierung oder Entwicklungsaufwand.

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Banqup ist eine schlüsselfertige Lösung, die speziell für KMU entwickelt wurde und eine schnelle und automatisierte Möglichkeit bietet, Dokumente und Daten in jedes gewünschte Format zu konvertieren. Sie ermöglicht eine nahtlose Integration in internationale Netzwerke und bietet zahlreiche Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.

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Für größere Unternehmen bieten wir auch maßgeschneiderte Lösungen an, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen und Ihre Geschäftsprozesse optimieren. Unsere Lösungen sind in über 60 Ländern fiskalisch konform und bieten Ihnen die gleichen Vorteile der nahtlosen Integration in internationale Netzwerke.

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