Elektronische Rechnungen erstellen: effizient und rechtssicher

Die elektronische Rechnungsstellung, auch “E-Rechnungsstellung” oder “E-Invoicing” genannt, ist ein moderner Ansatz, um Rechnungen und Zahlungen digital abzuwickeln. Dabei werden die herkömmlichen Papierrechnungen durch elektronische Rechnungen, kurz “E-Rechnung” oder “E-Invoice” ersetzt. Dies bietet zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise Zeitersparnis, Kostenreduzierung und einen optimierten Rechnungsprozess.

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Zudem wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Die sukzessive Einführung der Verpflichtungen wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes und der konkreten Regelungen durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 festgelegt: nach dem verpflichtenden Empfang folgt ab 2027 schrittweise die Einführung der obligatorischen Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen müssen sich auf neue Prozesse und Formate wie XRechnung und ZUGFeRD einstellen, die den EU-Standard EN16931 erfüllen.

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Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie effizient E-Rechnungen erstellen können, sei es bei geringem oder hohem Rechnungsvolumen.

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Elektronische Rechnungen erstellen bei relativ wenigen Rechnungen

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Für kleinere Unternehmen oder Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen ist es sinnvoll, auf eine unkomplizierte E-Rechnungsplattform zu setzen. Dies ermöglicht es Ihnen, E-Rechnungen ohne umfassendes Fachwissen zu erstellen und zu versenden.

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Schritte zur einfachen Erstellung:

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1. Plattform wählen: Nutzen Sie eine spezialisierte Plattform, wie unsere Banqup-Lösung, um E-Rechnungen schnell und sicher zu erstellen.
2. Einmalige Vorbereitung der Plattform: Hinterlegen Sie alle relevanten Unternehmensdaten, um wiederkehrende Informationen wie Rechnungsnummern oder Zahlungsziele automatisch einzufügen. Individuelle Anpassungen, wie Logos und Farbschemata, unterstützen Ihre Markenidentität. Manche Tools erlauben Ihnen auch das Anlegen eines Produktkatalogs oder einer Kunden- und Lieferantenliste, um den Rechnungserstellungsprozess anschließend zu vereinfachen.
3. Rechnung erstellen: Füllen Sie die notwendigen Rechnungsdetails wie Empfänger, Artikel oder Dienstleistungen, Beträge usw. aus.
4. Versand der E-Rechnung: Übermitteln Sie die Rechnung sicher über Netzwerke wie Peppol oder über unser eigenes Banqup-Netzwerk oder, wenn nötig, per E-Mail.
5. Status verfolgen: Verfolgen Sie den Bearbeitungsstatus sowie den Zahlungsfortschritt Ihrer Rechnungen über die Plattform.

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Eine solche Lösung hilft Ihnen, Papierkosten zu reduzieren, Zeit zu sparen und Ihre Prozesse zu optimieren. Außerdem macht die Lösung Sie schon heute bereit für die ab Januar 2025 geltende Pflicht!

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Automatisierung bei vielen Rechnungen

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Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen hingegen profitieren besonders von automatisierten Lösungen, die nahtlos in bestehende ERP-Systeme integriert werden können. Hier sind die wichtigsten Punkte, die es zu beachten gilt:

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1. Integration in bestehende Systeme: Wählen Sie eine Plattform, die sich unkompliziert in Ihre bestehenden ERP- oder Fakturierungssysteme einbinden lässt.
2. (Gesetzliche) Anforderungen automatisiert einhalten (“Compliance”): Die Plattform sollte E-Rechnungen automatisch in den benötigten Formaten (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellen können und somit den regulatorischen Anforderungen in verschiedenen Ländern gerecht werden.
3. Performance Monitoring: Nutzen Sie Berichts- und Analysefunktionen, um den Zahlungsstatus und mögliche Abweichungen im Blick zu behalten.

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Solche Automatisierungen sparen Zeit, reduzieren manuelle Fehler und unterstützen eine nachhaltigere Arbeitsweise, indem sie den Papierverbrauch minimieren.

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Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen

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Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 ist die Einhaltung der neuen Vorschriften unerlässlich. Nur Rechnungen im EN16931-Format gelten als zulässig. Selbst Unternehmen, die bereits E-Rechnungen nutzen, sollten sicherstellen, dass ihre Systeme diesen Anforderungen entsprechen.

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Unsere KMU-Lösung Banqup gewährleistet eine (revisions-)sichere Verarbeitung und Archivierung Ihrer Rechnungen. Außerdem unterstützt sie die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten – auch international. Erfahren Sie mehr auf unserer Compliance-Seite.

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Jetzt starten!

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Noch Fragen zur E-Rechnung oder den neuen Vorschriften? Wir unterstützen Sie gerne dabei, die ideale Lösung zu finden. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Blogartikel zur E-Rechnungspflicht in Deutschland. Testen Sie unsere Plattform jetzt mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion und überzeugen Sie sich selbst davon, wie einfach der Umstieg auf E-Rechnungen sein kann.