E-Rechnungspflicht 2025: Mit Banqup fristgerecht und kostengünstig konform bleiben

Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland e-Rechnungen verarbeiten. Banqup bietet Unternehmen, die noch nicht vollständig umgestellt sind, eine sofort einsetzbare, kostengünstige Lösung zur sicheren Verarbeitung elektronischer Rechnungen.

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Elektronische Rechnungsstellung wird Pflicht ab 2025

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Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen. Diese Anforderung besagt, dass Rechnungen im geschäftlichen Verkehr nur noch in elektronischer Form und in bestimmten Formaten wie der XRechnung oder ZUGFeRD 2.x akzeptiert werden. Ziel dieser Regelung ist es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben.

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Was bedeutet das für Unternehmen?

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Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie zukünftig Rechnungen nicht mehr nur in Papierform oder einfachen PDF-Dokumenten erhalten werden. Stattdessen müssen sie Rechnungen verarbeiten können, die in strukturierten Formaten zugesendet werden. Diese sind für den maschinellen Import und die automatische Verarbeitung in IT-Systemen ausgelegt. So können die Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand digital eingelesen und verarbeitet werden, was für Unternehmen im öffentlichen Beschaffungswesen schon länger eine Pflicht ist und nun auch in die Privatwirtschaft übergeht.

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Übergangslösungen für Unternehmen

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Jedoch sind noch viele Unternehmen kurzfristig nicht in der Lage, zum 1.1.25 vollumfänglich auf die elektronische Rechnungsbearbeitung umzustellen. Hier können - natürlich nur vorübergehend - Services, die aus den E-Rechnungen eine PDF-Visualisierung erstellen, eine gute und pragmatische Übergangslösung sein. Ein sicheres Tool wie Banqup ist hier entscheidend, denn Unternehmen möchten ihre Rechnungen verständlicherweise nicht jedem Online-Tool anvertrauen!

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Datenschutz und rechtliche Konformität sind essenziell

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Insbesondere im Bereich Datenschutz (DSGVO), Auftragsdatenverarbeitung und Archivierung gibt es wichtige Standards, die zwingend erfüllt sein müssen. Hier sollte man immer darauf achten, dass man mit einem Anbieter zusammenarbeitet, der sein Angebot auf eine langjährige Expertise stützt! Denn tatsächlich besteht ein nicht unerhebliches Risiko im Bereich der E-Rechnungen, wenn damit nicht richtig umgegangen wird – und damit der Vorsteuerabzug riskiert wird.

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Die Gefahr eines fehlerhaften Vorsteuerabzugs

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Das ist hier das scharfe Schwert der Finanzverwaltungen! Es ist wichtig zu verstehen, dass eine reine PDF-Ansicht einer E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) steuerrechtlich nicht als vollständige E-Rechnung gilt. Die PDF-Datei dient lediglich der Visualisierung der Rechnungsinformationen. Für den Vorsteuerabzug und die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten ist jedoch die strukturierte E-Rechnung im Originalformat (XML) maßgeblich.

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Warum sich ein schrittweiser Übergang lohnen kann

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Auch wenn ein E-Rechnungs-Profi nicht zufrieden sein kann, wenn anschließend intern weiter mit PDF gearbeitet wird, so gibt es doch in dem einen oder anderen Fall triftige Gründe, mit einer Übergangslösung und einem sogenannten Viewer zu arbeiten! Wir alle kennen auch Fälle, wo es in den nächsten Wochen/Monaten noch gute Gründe gibt, warum die bestehende PDF-Arbeitsweise nicht vollständig digital abgelöst werden kann.

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Banqup als pragmatische Lösung

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Solche Übergangslösungen wie Banqup ermöglichen es, XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien im Handumdrehen in PDFs zu konvertieren, bzw. insbesondere für die korrekte Archivierung zu sorgen (um die neue Pflicht ab dem 1.1.25 zu erfüllen), und sie dann automatisiert in bestehende Prozesse zu integrieren. Beispielsweise wenn diese Folgeprozesse (Stichwort Rechnungsfreigabe-Workflow mit Sicht-PDF) noch nicht auf ein volldigitales Rechnungsmanagement ausgerichtet sind.

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Banqup gewährleistet dabei die rechtliche Konformität, so dass Unternehmen die neuen Anforderungen erfüllen können, ohne direkt hohe Investitionen in neue IT-Infrastrukturen tätigen zu müssen. 

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Jetzt handeln und die Umstellung erleichtern!

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Dies ist ein kostengünstiger und pragmatischer Ansatz, um den Einstieg in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung zu erleichtern und mehr Zeit für die Auswahl eines langfristig optimierten digitalen Systems zu gewinnen! Banqup bietet neben der PDF-Visualisierung auch die Möglichkeit, E-Rechnungen im Originalformat (XML) zu verarbeiten und zu archivieren. Dies stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur die Visualisierung, sondern auch die rechtlich notwendige E-Rechnung selbst verarbeiten und speichern können.

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Sind Sie bereit, den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu vereinfachen? Testen Sie Banqup 30 Tage lang kostenlos und sehen Sie selbst, wie einfach es ist, die kommenden Vorschriften einzuhalten. Unsere sichere, GDPR-konforme Lösung sorgt dafür, dass Ihre Rechnungsprozesse vom ersten Tag an effizient und sicher sind. Warten Sie nicht länger - registrieren Sie sich noch heute oder kontaktieren Sie unser Team, wenn Sie Fragen zu den ersten Schritten haben!

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