Das führende Logistikunternehmen DB Cargo hat mit Unifiedpost erfolgreich die internationalen Ausgangsrechnungsprozesse digitalisiert und standardisiert.
Die DB Cargo AG ist ein führendes Unternehmen im internationalen Transport- und Logistiksektor und bündelt alle nationalen und internationalen Schienengüterverkehrsaktivitäten der Deutschen Bahn. Als Tochtergesellschaft eines der größten Eisenbahnunternehmen Europas ist DB Cargo in 18 verschiedenen europäischen Ländern tätig und setzt Maßstäbe in puncto Effizienz und Innovation im Gütertransport.
Um den hohen Anforderungen eines global agierenden Unternehmens gerecht zu werden, hat es sich die Deutsche Bahn zum Ziel gesetzt, ihre konzernweiten Ausgangsrechnungsprozesse zu verschlanken und zu standardisieren. Für dieses Großprojekt arbeitet der Digitalisierungspartner der Deutschen Bahn, DB Systel, mit Unifiedpost (ehemals „crossinx“) als globalem Rechnungsdienstleister zusammen.
Die Aufgabe der DB Cargo als Initiator und „First User“ des neuen Services lautete: Die bestehenden Prozesse im Rechnungsausgang aller 15DB Cargo-Gesellschaften unter Berücksichtigung der landesspezifischen, gesetzlichen Vorgaben zu optimieren und dafür europaweit durchgängig und ausschließlich Lösungen der Unifiedpost einzusetzen. Die Standardisierung von 15 Einheiten in verschiedenen Ländern brachte sicherlich Herausforderungen mit sich. Mit länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen und rund 150.000 ausgehenden Rechnungen pro Jahr war das hochkomplexe, groß angelegte internationale Projekt sehr vielschichtig. Doch nach erfolgreichen neun Monaten der Prozessänderungen wurde das Projekt abgeschlossen.
Kundeninformation
Unternehmen: DB Cargo AG
Unternehmensbereich: Internationales Transport- und Logistikunternehmen
Standort: 18 europäische Länder
Herausforderungen der internationalen Rechnungsstellung
Gemessen an den gefahrenen Kilometern ist DB Cargo führend in Deutschland und Europa. Das Unternehmen ist auch ein Vorreiter bei der Digitalisierung des Rechnungsversands: Bereits vor über zehn Jahren wurde der entscheidende Kurs eingeschlagen und alle Prozesse entsprechend angepasst.
Die Komplexität grenzüberschreitender Konzernstrukturen und -prozesse nimmt jedoch stetig zu, und die uneinheitlichen gesetzlichen Bestimmungen der EU-Länder in Bezug auf die Digitalisierung stellen eine neue Herausforderung dar. Dies veranlasste die Finanzabteilung der DB, ihren Digitalisierungspartner DB Systel zu beauftragen, einen einheitlichen Ausgangsrechnungsservice für alle Einheiten anzubieten.
Etwa 150.000 Rechnungsausgänge pro Jahr verzeichnet DB Cargo über alle Gesellschaften. Und dabei sind die Rechnungen hochkomplex. Mit vielfältigen Anlagen, z. B. über Zugfahrten, Streckenangaben, Wagonarten und -einsätze bis hin zu den transportierten Gewichten, umfassen diese riesige Datenmengen mit teilweise bis zu fünf Ebenen pro aufgeführter Rechnungsposition. Die Erstellung solch großer PDF-Dateien erfordert enorme Rechenleistung bei Unifiedpost. Darüber hinaus unterlag die Struktur der Rechnungspositionen einer Logik, die über viele Jahre von den internen IT-Abteilungen für die spezifischen Anforderungen einzelner Gesellschaften individuell entwickelt worden war.
„Diese Logik im Detail nachzuvollziehen und neu abzubilden war eine große Herausforderung für [Unifiedpost]“, so von Ammon. „Eine einfache 1:1-Umsetzung war da nicht möglich, aber [Unifiedpost] hat beharrlich alle Besonderheiten herausgearbeitet und für fast jede Anforderung eine Lösung gefunden. Heute ist vielleicht manches in der Anwendung nicht mehr ganz so flexibel wie früher, aber abgesehen davon bringt uns die Vereinheitlichung insgesamt klare Vorteile – im Prozess, bei der Wartung und als Investition in die Zukunft“, zieht der Projektleiter Bilanz.
Gemeinsam mit Unifiedpost zum Erfolg
Die Standardisierung der Systeme über die verschiedenen Einheiten hinweg war seit 2018 ein Ziel der DB. DB Cargo war die erste Einheit, die das Projekt Ende 2019 mit Unifiedpost umsetzte.
„Die Ausgangslage bei uns war für [Unifiedpost] sicherlich eher ungewöhnlich: Wir waren nämlich bereits digitalisiert; doch wir wollten weg von der bestehenden Lösung, die über zehn Jahre gewachsen und nicht mehr zukunftsorientiert war,“ so von Ammon.
Der Anteil elektronischer Rechnungen zu Briefpost lag im Jahr 2016 bei DB Cargo noch bei 42 zu 58 Prozent, im Jahr 2019 war er bereits bei 65 zu 35 Prozent und im Sommer 2020 betrug er 71 zu 29 Prozent.
Zusätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung erweiterte DB Cargo die Zusammenarbeit mit Unifiedpost auf den Versand von Rechnungsmailings.
„Mit [Unifiedpost] wurde für die DB ein Dienstleister gefunden, der über einen zentralen Ausgangskanal die Erfüllung der vielfältigsten internationalen Anforderungen im Bereich der Digitalisierung des Rechnungsversands ermöglicht,“ so von Ammon.
Alle gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. die revisionssichere Archivierung, wurden ebenfalls umgesetzt. DB Cargo erhält alle versendeten Rechnungen in sein eigenes Archiv zurück. Speziell dafür wurde ein Rückkanal zum Archivsystem von DB Cargo implementiert.
Effizienz, Standardisierung und Zukunftssicherheit
- Erhöhung des Anteils elektronischer Rechnungen von 42 % (2016) auf 71 % (2020)
- Zentrale Steuerung des internationalen Rechnungsversands
- Erfüllung verschiedenster internationaler Anforderungen
- Revisionssichere Archivierung
- Standardisierte Prozesse und weniger Wartungsaufwand
- Zukunftssichere Lösung
Eine erfolgreiche Partnerschaft für die digitale Zukunft
DB Cargo hat mit Unifiedpost einen Partner gefunden, der die hohen Anforderungen der internationalen Rechnungsstellung versteht und eine zukunftssichere, standardisierte Lösung bietet. Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts zeigt, dass auch komplexe, bereits digitalisierte Strukturen optimiert und auf die neuesten Anforderungen angepasst werden können.
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