Dieser Anwenderbericht beleuchtet die erfolgreiche Implementierung von E-Invoicing-Lösungen durch ABB in Partnerschaft mit Unifiedpost. Durch den Übergang von papierbasierten Prozessen zu elektronischer Rechnungsstellung verbesserte ABB die Effizienz erheblich, senkte Kosten und steigerte die Datenqualität. Die Zusammenarbeit begann 2013 und treibt weiterhin die Fortschritte in den Finanzoperationen von ABB in Deutschland voran.
Kundeninformation
Unternehmen: ABB Group
Unternehmensbereich: Energie- und Automatisierungstechnik
Standort: Weltweit
Der weltweit tätige ABB-Konzern ist führend in der Energie- und Automatisierungstechnik. Bei ABB Deutschland werden alle Dienstleistungen rund um das Thema Rechnungswesen von der ABB Business Services GmbH (BIS) erbracht. Im Sinne einer kontinuierlichen Effizienz-, Leistungs- und Qualitätssteigerung setzt das Rechnungswesen-Center beim Ausbau des elektronischen Rechnungsaustauschs auf die Zusammenarbeit mit Unifiedpost (ehemals „crossinx“).
In Deutschland empfängt das Unternehmen mit seinen fünf Geschäftsbereichen jährlich über 600.000 Rechnungen. Deren Abwicklung liegt in den Händen der BIS. Der technische Go-Live der Lösung des e-Invoicing-Anbieters Unifiedpost, welche den deutlichen Ausbau der e-Invoicing-Aktivitäten der ABB unterstützt, war im September 2013. Operativ ist der neue Prozess seit Oktober 2013 etabliert, als die erste Rechnung über Unifiedpost einging.
Rückblick: ABBs vorheriger Rechnungsprozess
Bis zur Einführung der neuen Lösung schickten die Lieferanten standardmäßig Papierrechnungen an ABB. Diese wurden gescannt und über Texterkennungssysteme in das ERP-System zur weiteren Bearbeitung durch die Kreditorenbuchhaltung überführt. Nur sechs Prozent der Rechnungen wurden bis dahin auf digitalem Weg verschickt.
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Ein Wert, der deutlich ausgebaut werden sollte. Das bis dato standardmäßige Verfahren schien hierfür nicht geeignet. Denn es war unter anderem durch einen hohen manuellen Aufwand gekennzeichnet, brachte Zeitverzögerungen mit sich und bot insgesamt nur begrenzten Optimierungsspielraum. Das Management der BIS entschied sich deshalb, den elektronischen Rechnungsaustausch (e-Invoicing) voranzutreiben.
Ziel: Automatisierung und Effizienz erhöhen
„Unser Ziel lautete, den Automatisierungsgrad des Prozesses zu erhöhen, um Kosten zu senken und Abläufe effizienter gestalten zu können“, so Franka Strache, Projektleiterin e-Invoicing ABB Deutschland. „Ferner ging es uns darum, die Datenqualität des bereits bestehenden e-Invoicings zu steigern und die Durchlaufzeiten zu verbessern, um zum Beispiel den Skontoausnutzungsgrad zu erhöhen.“
Unterstützung durch Unifiedpost
Externe Unterstützung sollte eine reibungslose Zielerreichung fördern. Das Unternehmen holte hierfür Angebote mehrerer e-Invoicing-Anbieter ein und führte einen Lieferantenabgleich mit den Unifiedpost-Bestandskunden durch. „Für Unifiedpost sprach vor allem, dass bereits eine Reihe von ABB-Lieferanten mit dem Frankfurter Unternehmen kooperierten“, sagt Strache. „Zudem verfügt Unifiedpost über ein breites Netzwerk an internationalen Partnern, so dass wir bei einer künftigen Internationalisierung des elektronischen Rechnungseingangs von bestehenden Roaming-Abkommen profitieren können.“
Nachdem der Vertrag im Juli 2013 geschlossen wurde, folgte bis Oktober 2013 die Implementierung. „Die Lieferanten wurden zunächst über die jeweiligen Ansprechpartner des ABB-Einkaufs angesprochen. Wir übernahmen anschließend die technische Beratung der einzelnen Lieferanten. Die Unifiedpost-Bestandskunden waren ohnehin bereits an Bord. Nach einer ABC-Analyse auf Basis des Belegvolumens wurden im ersten Schritt die A- sowie diejenigen Lieferanten angebunden, die bereits mit uns zusammenarbeiteten“, erinnert sich Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von Unifiedpost.
Hohe Daten- und Rechnungsqualität
Weil sich die Lösung von Unifiedpost speziell an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassen lässt, kann eine hohe Daten- und Rechnungsqualität erzielt werden. Dies ist eine entscheidende Voraussetzung für eine hohe automatische Durchbuchungsquote und damit kurze Durchlaufzeiten. Sie minimiert aber auch den manuellen Prüfungsaufwand inhouse.
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So können beispielsweise Pflichtfelddefinitionen, aber auch die Prüfung der Nummernkreise für Bestellnummern vorgenommen werden. Eine erste Validierung der Rechnungen nach Paragraph §14 UStG wird durch Unifiedpost durchgeführt. Ist das Ergebnis dieser Validierung positiv, werden der strukturierte Datensatz sowie das Rechnungsbild an ABB übertragen. Schlägt sie (Validierungsregeln, Pflichtfelder) fehl, wird die Rechnung mit entsprechendem Fehlercode an den Lieferanten zurückgeschickt. Weitere Validierungen über Mappingtabellen, zum Beispiel das Auslesen von Schlagwörtern, ergänzen den elektronischen Rechnungseingangsprozess und tragen zu dessen Effizienz bei.
Automatisierte Prozesse sichern Einsparpotenziale
„Durch den Ausbau des e-Invoicing werden der gesamte Rechnungseingangsprozess und die Automatisierungsquote der Buchungen erhöht. Dadurch spart ABB wertvolle Zeit und damit Kosten“, betont Jacqueline Sikora, Leiterin der Kreditorenbuchhaltung.
Folgerichtig machte sich der Einsatz von Unifiedpost und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit ABB bereits nach kurzer Zeit bezahlt: Der prozentuale Anteil digital eingehender Rechnungen hat sich im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt.
Aufgrund der positiven Erfahrungen treibt ABB die Umstellung auf das e-Invoicing weiter voran. Kontinuierlich werden neue Geschäftspartner angebunden – auch erste Lieferanten aus dem europäischen Ausland konnten vom e-Invoicing mit ABB und Unifiedpost überzeugt werden.
Die erfolgreiche Partnerschaft zwischen ABB und Unifiedpost zeigt, wie die Implementierung von E-Invoicing zu erheblichen Verbesserungen in Effizienz und Kostenersparnis führen kann. ABB setzt seine Bemühungen zur weiteren Digitalisierung seiner Finanzprozesse fort, um auch in Zukunft von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsaustauschs zu profitieren.
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